Stok

• Setiap barang yang masuk (Pembelian, Saldo Awal, atau Penambahan) membentuk satu batch, lengkap dengan biaya, Nomor Batch, dan Tanggal Kedaluwarsa bila diisi.
• Sisa stok tidak diketik di mana pun. Sistem selalu menghitungnya dari riwayat masuk dan keluar.
• Stok dipantau per cabang. Barang di Cabang A tidak mengurangi stok Cabang B.
• Stok tidak boleh negatif: transaksi yang mengeluarkan lebih banyak dari sisa ditolak dengan pesan stok tidak cukup beserta sisanya.
• Stok hanya dilacak untuk Resource jenis Persediaan dan Perlengkapan. Jasa tidak punya stok, dan Aset dihitung per unit.

1. Catat Pembelian seperti biasa (lihat bagian Transaksi harian). Untuk stok awal, pakai Jenis Transaksi Saldo Awal.
2. Pada baris barang persediaan, isi Nomor Batch (opsional, maksimal 50 karakter) dan Tanggal Kedaluwarsa bila barangnya punya masa simpan.
3. Simpan. Batch terbentuk otomatis dengan biaya sebesar harga barisnya.

Pembelian dan Saldo Awal memakai Metode pembayaran atau akun lawan yang sesuai. Penambahan stok di luar pembelian dibahas di bagian 4.

Saat Anda menjual barang persediaan, Anda hanya mengisi harga jual. Sistem menambahkan sendiri jurnal harga pokok (HPP) sebesar biaya batch yang keluar, tanpa Anda mengisi apa pun.

Contoh: jual 2 unit seharga Rp50.000 per unit, tunai. Batch yang dipakai berbiaya Rp20.000 per unit.

Laba kotor dari penjualan ini Rp60.000. Pendapatan memakai harga yang Anda ketik, sedangkan HPP memakai biaya batch yang sebenarnya keluar.

• Batch yang dipakai dipilih otomatis dengan urutan FEFO (first expired, first out): batch yang paling dekat kedaluwarsa dipakai lebih dulu. Batch tanpa kedaluwarsa dipakai terakhir, lalu yang masuk paling awal.
• Anda bisa memilih batch sendiri lewat Pilih Lot di baris. Pilihan bawaannya Otomatis (FEFO).
• Batch yang sudah kedaluwarsa tidak pernah dijual. Batch masih boleh dipakai pada tanggal kedaluwarsanya, dan pemeriksaan memakai tanggal dokumen, bukan tanggal hari ini.
• Membuang barang kedaluwarsa dicatat sebagai Pengurangan, yang boleh memakai batch kedaluwarsa. Retur dan transfer antar cabang juga boleh.
• Menghapus penjualan membatalkan pemakaian batch-nya, dan stok kembali.

Stok naik atau turun di luar jual-beli dicatat dengan Jenis Transaksi Penambahan atau Pengurangan, dan Anda memilih Alasan.

1. Buka Transaksi > Dokumen, klik Tambah, pilih Pengurangan atau Penambahan.
2. Pilih Alasan, lalu isi baris barang dan Kuantitas. Nilainya diambil dari biaya batch, bukan dari yang Anda ketik.
3. Biarkan akun lawan kosong supaya mengikuti alasan, lalu Simpan.

Contoh: opname menemukan kurang 3 unit yang berbiaya Rp20.000. Pilih Pengurangan dengan alasan Selisih / rusak / hilang.

• Semua baris dalam satu dokumen harus berakhir di akun lawan yang sama. Bila berbeda, pisahkan dokumen.
• Alasan wajib dipilih bila akun lawan dibiarkan kosong.
• Untuk selisih hasil penghitungan fisik, pakai Stock opname (bagian 5): lembar hitung dan dokumen penyesuaiannya dibuat otomatis.
• Barang jenis Aset pada Pengurangan memerlukan akun lawan yang dipilih sendiri, atau dicatat lewat penjualan aset.

Stock opname mencocokkan stok di sistem dengan hitungan fisik di gudang atau toko, lalu mencatat selisihnya otomatis. Menunya di Katalog > Stock opname. Menghitung dan menyimpan butuh izin Resource, stok & persediaan; Posting dan Batalkan juga butuh izin Dokumen transaksi. Opname berlaku untuk barang Persediaan dan Perlengkapan di cabang yang sedang aktif.

1. Buka Katalog > Stock opname, klik Buat opname. Pilih Tanggal opname, isi Keterangan bila perlu, dan pilih Barang tertentu bila tidak ingin menghitung semuanya (kosong = semua Persediaan dan Perlengkapan). Atur Hitung per lot dan Hitung buta bila diperlukan, lalu klik Buat opname.
2. Klik Cetak lembar hitung dan berikan PDF-nya ke petugas yang menghitung. Lembar itu memuat kode, barang, batch, kedaluwarsa, dan kolom kosong untuk hitung fisik.
3. Isi Hitung fisik pada tiap baris. Isi 0 bila barangnya tidak ada. Bila ada selisih lebih, isi Harga pokok / unit supaya nilainya tepat; bila dikosongkan, dipakai harga pokok lot terakhir. Klik Simpan hitungan (hanya baris yang berubah yang dikirim).
4. Pantau kartu progres dan ringkasan Selisih kurang dan Selisih lebih. Filter Belum dihitung dan Ada selisih membantu memeriksa baris yang tersisa. Nilai selisih di ringkasan adalah perkiraan.
5. Bila semua baris sudah dihitung dan tersimpan, klik Posting lalu konfirmasi ringkasannya.

Contoh: stok buku 10, hitung fisik 7, biaya Rp20.000 per unit, selisih kurang 3. Posting membuat Pengurangan dengan alasan Selisih / rusak / hilang. Bila yang ditemukan 12 dengan Harga pokok / unit Rp20.000, selisih lebih 2 menjadi Penambahan alasan Selisih / temuan.

• Stok buku per tanggal opname: sistem menghitung stok sesuai Tanggal opname, bukan stok hari ini. Transaksi bertanggal sesudahnya tidak mempengaruhinya, jadi toko tidak perlu tutup dan penjualan boleh tetap dicatat selama penghitungan berlangsung. Pilih tanggal opname sama dengan hari barang dihitung.
• Hitung per lot: barang yang punya batch atau kedaluwarsa dihitung per lot. Lot tanpa batch dari barang itu ikut dihitung supaya stoknya tidak terlewat. Barang lain tetap dihitung per barang, dan satu barang tidak bisa muncul per barang dan per lot sekaligus dalam satu opname.
• Hitung buta: stok buku, selisih, dan saran harga pokok disembunyikan dari pengguna tanpa izin Dokumen transaksi, supaya penghitung tidak menyesuaikan angkanya dengan stok sistem. Pemegang izin Dokumen transaksi tetap melihatnya.
• Posting: semua baris wajib dihitung. Selisih kurang menjadi dokumen Pengurangan dan selisih lebih menjadi dokumen Penambahan, keduanya beralasan Selisih dan bertanggal opname. Bisa terbentuk beberapa dokumen karena akun selisih bisa berbeda per barang. Tautan dokumennya tampil di halaman opname. Dokumen itu terkunci dan tidak bisa diubah atau dihapus dari menu Dokumen.
• Harga pokok stok lebih: diambil dari isian Harga pokok / unit pada baris; bila kosong, dari biaya per unit lot terakhir barang itu di cabang ini (atau di perusahaan bila di cabang ini tidak ada). Bila keduanya tidak ada, Posting ditolak dan menyebut barangnya.
• Akun selisih: rugi selisih dan laba selisih diambil dari katalog Resource barangnya. Bila kosong, dipakai Beban dan kerugian lainnya untuk selisih kurang, dan Pendapatan dan keuntungan lainnya untuk selisih lebih.
• Pembatalan: opname yang sudah Diposting bisa dibatalkan lewat tombol Batalkan opname dengan alasan wajib. Dokumen penyesuaiannya dihapus dan stok kembali. Pembatalan ditolak bila stok hasil lebih sudah terpakai transaksi lain atau periodenya sudah ditutup buku. Opname Draf bisa dihapus.
• Tanggal opname terlalu mundur: bila sesudah tanggal opname sudah ada pengeluaran stok sehingga stok saat ini lebih kecil dari stok buku pada tanggal itu, Posting selisih kurang ditolak dan menyarankan tanggal opname yang lebih baru.
• Tanggal opname tidak boleh di masa depan dan harus berada di periode yang belum ditutup. Opname hanya bisa diubah, diposting, atau dibatalkan dari cabang opname itu sendiri.

• Perlengkapan adalah barang habis pakai kantor, bukan dagangan, jadi tidak punya akun pendapatan. Bila dijual, penjualannya dicatat sebagai pelepasan: selisih antara hasil jual dan biaya masuk ke akun laba atau rugi, tanpa HPP.
• Aset tetap bisa disusutkan. Saat membeli item bertipe Aset, isi bagian Config Penyusutan: aktifkan penyusutan, isi Umur Manfaat (bulan), Nilai Residu, Tanggal Mulai Penyusutan, serta akun beban dan akumulasi penyusutan (terisi sebagai saran dari katalog). Jadwal garis lurus terbentuk per pembelian dan terposting otomatis saat tutup buku.
• Menjual aset dicatat lewat Dokumen Penjualan: pilih batch asetnya, dan sistem menghitung penyusutan sampai tanggal pelepasan, menghapus akumulasi, lalu mencatat selisihnya ke akun laba atau rugi pelepasan. Penjualan aset tidak bisa diubah atau dihapus, dan returnya belum didukung.
• Aset tanpa jadwal penyusutan, misalnya tanah, tidak punya akumulasi penyusutan.

Satu barang sering dibeli dalam satuan yang berbeda dari satuan pemakaiannya. Contoh: kopi bubuk dibeli per kilogram, tetapi dijual atau dipakai per gram. Dengan fitur Satuan, Anda boleh mengetik jumlah dalam satuan mana pun yang cocok saat itu, misalnya 5 kg. Sistem mengubahnya sendiri ke satuan yang dipakai untuk menghitung stok, yaitu 5.000 g. Fitur ini berlaku untuk semua paket. Barang yang tidak diberi satuan tetap bekerja persis seperti sebelumnya.

Langkah 1. Siapkan daftar satuan.

1. Buka Katalog > Satuan. Bila daftar masih kosong, muncul tulisan Belum ada satuan.
2. Cara cepat: klik Isi satuan standar. Sistem membuat satuan yang belum ada dari daftar ini: pcs (Pcs), porsi (Porsi), g (Gram), kg (Kilogram), ml (Mililiter), l (Liter), bungkus (Bungkus), botol (Botol), dus (Dus), dan karung (Karung). Muncul pesan Satuan standar dibuat disusul kodenya, atau Semua satuan standar sudah ada bila semuanya sudah ada. Tombol ini aman diklik berulang kali.
3. Untuk satuan sendiri, klik Tambah lalu isi Kode dan Nama. Kode wajib, maksimal 20 karakter, contohnya kg. Nama wajib, maksimal 50 karakter, contohnya Kilogram. Kode tidak boleh sama dengan satuan lain, dan huruf besar atau kecil dianggap sama (KG sama dengan kg).
4. Klik Simpan. Satuan yang sudah dibuat bisa diubah kode atau namanya lewat ikon Ubah di kolom Aksi pada barisnya.

Langkah 2. Tentukan satuan dasar barang.

1. Buka menu jenis barangnya (misalnya Persediaan), klik Lihat item pada Resource, lalu Tambah atau ubah item yang dimaksud.
2. Pada kolom Satuan dasar (opsional), pilih satuannya. Di bawahnya tertulis Stok dicatat dalam satuan dasar; terkunci setelah ada lot.
3. Klik Simpan. Untuk mengosongkan pilihan, klik Kosongkan satuan dasar.

• Barang yang sudah punya stok boleh diberi satuan dasar untuk pertama kalinya. Stok lamanya dibaca sebagai jumlah dalam satuan itu, jadi pilih satuan yang memang dipakai saat stok lama dicatat.
• Mengganti atau mengosongkan satuan dasar yang sudah ada ditolak bila barangnya sudah punya stok. Pesannya: Satuan dasar tidak bisa diganti karena item ini sudah punya stok/lot. Bila barangnya masih punya satuan alternatif, pesannya: Kosongkan satuan alternatif item ini dulu sebelum mengganti satuan dasar.
• Satuan terutama berguna untuk barang jenis Persediaan dan Perlengkapan yang stoknya dicatat. Barang jenis Aset tidak punya satuan: kolom Satuan dasar tidak tampil di form item Aset, dan baris Aset di transaksi tidak punya pilihan satuan.

Langkah 3. Tambahkan satuan alternatif (bila perlu).

1. Buka lagi item tadi lewat Ubah Item. Bagian Satuan Alternatif hanya tampil pada item yang sudah tersimpan dan sudah punya satuan dasar. Di atasnya tertulis satuan dasarnya.
2. Pilih Satuan (yang belum dipakai). Isi kolom Isi per satuan dengan berapa satuan dasar dalam satu satuan ini. Contoh: untuk kg pada barang bersatuan dasar gram, isi 1000. Angkanya wajib lebih dari 0 dan boleh memakai desimal sampai 6 angka di belakang koma.
3. Centang Bawaan pembelian bila satuan ini yang paling sering dipakai saat membeli. Lalu klik Tambah. Barisnya masuk ke tabel Satuan, Setara, Bawaan pembelian, dan Aksi. Kolom Setara menampilkan artinya dengan jelas, misalnya 1 kg = 1.000 g.
4. Ulangi untuk satuan lain (maksimal 10 satuan alternatif per barang). Untuk menghapus satu baris, klik ikon hapus di kolom Aksi.
5. Klik Simpan satuan. Muncul pesan Satuan alternatif disimpan. Perhatikan bahwa tombol ini menyimpan seluruh daftar sekaligus: daftar yang tampil di layar menggantikan daftar lama.

Langkah 4. Pakai satuan saat mencatat transaksi.

1. Buka Transaksi > Dokumen, klik Tambah, lalu pilih jenis transaksi barang (misalnya Pembelian). Pilih Item pada baris.
2. Di kolom Satuan, pilih satuan yang ingin Anda ketik. Pilihannya ditulis dengan kode dan nama (misalnya kg — Kilogram), dan satuan dasar selalu ada paling atas. Setelah dipilih, kolom hanya menampilkan kodenya (kg). Bila barangnya tidak punya satuan dasar, kolom ini hanya menampilkan tanda -.
3. Isi Kuantitas dan Harga Satuan dalam satuan yang Anda pilih. Pada Pembelian, satuan Bawaan pembelian terpilih otomatis dan masih bisa diganti. Bila Anda mengganti Item di baris, satuan kembali ke satuan dasar (atau ke Bawaan pembelian untuk Pembelian).
4. Simpan seperti biasa. Saat dokumen dibuka lagi untuk diubah, baris menampilkan satuan, jumlah, dan harga yang dulu Anda ketik.

Contoh lengkap. Toko memiliki barang Kopi Bubuk dengan satuan dasar g (Gram) dan satuan alternatif kg dengan Isi per satuan 1000, ditandai Bawaan pembelian. Hari ini toko membeli 5 kg tunai seharga Rp100.000 per kg, lalu menjual 200 g seharga Rp150 per gram.

Nilai uang di jurnal tidak ditentukan oleh satuan. Nilai baris selalu Kuantitas x Harga Satuan yang Anda ketik (5 x Rp100.000 = Rp500.000), jadi tidak bergeser oleh pembulatan harga per gram. Satuan hanya mengubah cara Anda mengetik dan cara sistem menyimpan jumlah stok.

Langkah 5. Satuan di Stock opname. Pada tabel hitung fisik, tiap baris barang bersatuan punya kolom Satuan. Hitung fisik dan Harga pokok / unit diketik dalam satuan yang dipilih di baris itu, lalu diubah ke satuan dasar. Contoh: stok buku 4.800 g dan Anda menimbang 4,5 kg. Pilih Satuan kg, isi Hitung fisik 4,5. Sistem membacanya 4.500 g, jadi selisih kurang 300 g. Dengan biaya Rp100 per gram, Posting mencatat rugi selisih Rp30.000 (lihat bagian 5 untuk jurnalnya). Lembar hitung PDF belum menampilkan satuan, jadi tulis di lembar itu satuan yang dipakai petugas.

Langkah 6. Satuan di Harga Bertingkat. Halaman Harga Bertingkat tidak punya pilihan satuan. Kuantitas minimum dan harga pada Harga Bertingkat selalu dihitung per satuan dasar. Contoh: untuk Kopi Bubuk, harga Rp150 per gram berlaku mulai kuantitas minimum 1 g. Bila Anda berpikir dalam kilogram, ubah dulu ke gram (harga Rp150.000 per kg menjadi Rp150 per g, dan 2 kg menjadi 2.000 g).

Langkah 7. Impor barang dari Excel (paket Eksekutif). Berkas impor Resource punya tiga kolom satuan yang sifatnya opsional, di sebelah kanan kolom harga jual.

Contoh satu baris berkas: kode CONTOH-02, nama Contoh Bahan, harga beli 100 (per gram), harga jual dikosongkan, satuan dasar g, satuan beli kg, faktor 1000. Template yang diunduh dari halaman impor sudah memuat kolom dan contoh ini. Berkas lama tanpa kolom satuan tetap bisa diimpor seperti biasa. Bila ada satu baris yang salah, seluruh berkas ditolak, seperti aturan impor yang lain.

Pesan lain yang bisa muncul saat memakai satuan di layar:

Batasan satuan:

• Barang jenis Aset tidak bisa memakai satuan sama sekali, baik satuan dasar maupun satuan alternatif. Aset dicatat per unit.
• Transfer stok antar cabang selalu dalam satuan dasar.
• Satuan dasar tidak bisa diganti setelah barang punya stok. Riwayat stok lama tidak dikonversi ulang.
• Satuan alternatif hanya bisa dibuat untuk barang yang sudah punya satuan dasar, maksimal 10 per barang.
• Faktor ditentukan per barang. Tidak ada tabel konversi umum yang berlaku untuk semua barang.
• Halaman Stok, Lot Persediaan, dan Mendekati Kedaluwarsa menampilkan jumlah dalam satuan dasar, diikuti kode satuannya (misalnya 4.800 g). Tampilan sisa jumlah dan biaya per satuan di daftar batch dibulatkan ke 2 angka desimal, sehingga satuan dasar yang terlalu besar (misalnya kilogram untuk bahan yang dipakai per gram) bisa tampil kurang teliti. Karena itu pilih satuan dasar yang kecil.
• Lembar hitung PDF Stock opname belum menampilkan satuan.

• Satuan lain untuk barang jenis Aset dan untuk transfer antar cabang belum didukung. Pakai satuan dasar (lihat bagian 8).
• Pemberitahuan kedaluwarsa lewat email belum ada. Pengingat hanya tampil di Beranda, bagian Perlu perhatian.

Untuk melihat hasil stok dan penjualan dalam laporan, lanjut ke bagian Laporan.