Loyalty (poin pelanggan)

Program loyalty tersedia di semua paket langganan, bukan hanya untuk restoran. Pelanggan yang sudah menjadi anggota mengumpulkan poin dari belanjanya dan boleh menukar poin itu sebagai potongan saat membayar. Satu anggota memiliki satu saldo poin yang berlaku di semua cabang perusahaan Anda.

Poin hanya diberikan dan ditukar pada jenis transaksi berikut:

• Pesanan F&B (restoran): tagihan yang dibayar di kasir.
• Form Penjualan: penjualan tunai yang dibuat dari menu Penjualan.
• Tagihan kasir biasa, termasuk tagihan klinik hewan (anggotanya adalah pemilik hewan).
• Tagihan sekolah dan UKT kampus tidak memberi dan tidak bisa menukar poin.

Izin yang dipakai: kasir, penjual, dan pelayan restoran bisa mencari anggota, mendaftarkan anggota, dan melihat pratinjau poin saat transaksi. Menyimpan Pengaturan loyalty butuh izin Kelola akun. Daftar anggota dan detailnya dibuka oleh izin Kelola akun atau Kelola kontak. Menyesuaikan saldo poin secara manual hanya boleh dilakukan pemilik perusahaan. Laporan loyalty memakai izin Lihat laporan.

Lakukan sekali sebelum program dipakai, dan ubah kapan saja bila aturannya berubah. Aturan baru hanya berlaku untuk transaksi berikutnya; poin yang sudah dikumpulkan tidak berubah.

1. Buka Katalog > Anggota & poin, lalu klik Pengaturan. Anda butuh izin Kelola akun untuk menyimpan; tanpa izin itu halaman hanya bisa dibaca.
2. Bila program belum pernah disimpan, muncul catatan bahwa isian adalah nilai usulan. Periksa setiap angka, sesuaikan dengan kebijakan usaha Anda.
3. Isi kartu Aturan program (penjelasan tiap kolom di tabel di bawah). Di bawah kartu ada kalimat contoh otomatis, misalnya setiap belanja Rp10.000 mendapat 1 poin, dan 1 poin bernilai potongan Rp100. Baca kalimat itu untuk memastikan maksudnya sama dengan yang Anda inginkan.
4. Di kartu Cabang yang ikut, nyalakan Mendapat poin dan atau Menukar poin untuk tiap cabang yang ikut program.
5. Klik Simpan. Muncul pesan Pengaturan loyalty disimpan.

Cabang yang ikut. Bawaannya semua cabang mati: sebuah cabang baru memberi atau menerima poin bila saklarnya dinyalakan di sini. Mendapat poin dan Menukar poin bisa diatur terpisah, misalnya satu cabang hanya boleh memberi poin tetapi belum boleh menerima penukaran.

Anggota dikelola di Katalog > Anggota & poin. Halaman ini menampilkan Nomor anggota, Nama, Telepon, dan Saldo poin, dengan kolom pencarian (nomor anggota, nama, atau telepon) dan filter Status (Aktif atau Nonaktif).

Mendaftarkan anggota. Bisa dari halaman anggota atau langsung dari layar bayar, tanpa perlu keluar dari transaksi.

1. Klik Daftarkan anggota.
2. Isi Nama dan Telepon (wajib). Isi Email dan Tanggal lahir bila ada (opsional).
3. Centang pernyataan persetujuan: pelanggan menyetujui data pribadinya (nama, telepon) diproses untuk program poin sesuai UU Pelindungan Data Pribadi. Tanpa centang ini pendaftaran ditolak. Tanyakan persetujuannya kepada pelanggan, jangan mencentang sendiri.
4. Klik Daftarkan. Muncul pesan Anggota terdaftar dengan nomor ... . Nomor anggota dibuat otomatis dan tidak bisa diubah.

Pelanggan baru dibuat sebagai kontak berperan Pelanggan. Bila pelanggan sudah ada di Kontak sebagai Pelanggan, Anda bisa menjadikannya anggota tanpa membuat kontak ganda. Sistem tidak menggabungkan data berdasarkan nomor telepon yang kebetulan sama; pilihlah kontaknya secara eksplisit.

Mencari anggota saat transaksi. Di layar bayar atau form Penjualan ada kolom Anggota loyalty (opsional). Ketik nomor telepon atau nomor anggota lengkap, lalu tekan Cari. Pencarian hanya cocok dengan isian yang persis sama (tidak ada pencarian sebagian), dan nama serta telepon yang tampil ditutup sebagian demi privasi. Bila tidak ketemu muncul Anggota tidak ditemukan. Tombol Lepas anggota membatalkan pilihan.

Detail anggota. Klik Detail pada barisnya untuk melihat nomor, saldo, poin yang akan kedaluwarsa dalam 30 hari, kedaluwarsa terdekat, tanggal terdaftar, tanggal persetujuan data pribadi, dan Riwayat poin. Tombol di halaman ini:

Poin dihitung dari nilai belanja menu setelah semua potongan, sebelum pajak (PB1 atau PPN), dan tidak termasuk biaya layanan (service charge). Rumusnya: berapa kali belanja itu memuat Belanja per kelipatan, dikalikan Poin per kelipatan. Sisa yang tidak mencapai satu kelipatan penuh dibuang, tidak dibawa ke transaksi berikutnya.

Kapan poin masuk:

• Tagihan kasir (F&B atau lainnya): poin masuk setelah tagihan lunas penuh. Bila pelanggan membayar uang muka atau mencicil, belum ada poin sampai pelunasan terakhir. Pelanggannya (anggota) dikunci pada pembayaran pertama.
• Tagihan terpisah (split bill) di restoran: tiap tagihan dihitung sendiri dengan pembulatan ke bawah, jadi total poin beberapa tagihan bisa sedikit lebih kecil daripada satu tagihan besar.
• Form Penjualan: poin langsung masuk saat penjualan tunai disimpan.
• Pesanan yang dibatalkan atau belum lunas tidak memberi poin.
• Anggota nonaktif, program yang mati, dan cabang yang saklar Mendapat poin-nya mati tidak memberi poin.

Poin ditukar saat pembayaran pertama sebuah tagihan, dan hasilnya berupa potongan harga. Setelah pembayaran pertama dicatat, potongan itu terkunci dan tidak bisa diganti pada pembayaran berikutnya (cicilan).

Di tagihan kasir (termasuk restoran).

1. Buka tagihan yang akan dibayar (Penjualan > Tagihan belum dibayar), lalu klik Bayar.
2. Di kartu Anggota & poin, cari anggota lewat telepon atau nomor anggota. Bila tagihan sudah memiliki pelanggan, anggotanya langsung dikenali; bila tagihan tidak punya pelanggan muncul pesan bahwa poin tidak bisa dipakai.
3. Isi Poin ditukar, atau klik Maksimal untuk memakai batas tertinggi yang diizinkan. Petunjuk di bawah kolom menyebut batasnya: minimal, kelipatan, maksimal poin, dan potongan tertinggi dalam rupiah. Klik Kosongkan untuk membatalkan.
4. Lihat baris Potongan poin dan Sisa poin, lalu selesaikan pembayaran seperti biasa. Ringkasan akhir berbunyi Poin didapat ... , poin ditukar ... .

Di form Penjualan. Pilih pelanggan anggota (atau cari di Anggota loyalty (opsional)), isi poin yang ditukar, lalu simpan. Pada form Penjualan ada batasan: poin hanya bisa ditukar pada penjualan tunai, yaitu metode pembayaran bertipe tunai, tanpa tanggal jatuh tempo, dalam rupiah, dan untuk barang atau jasa dari katalog (bukan aset atau perlengkapan kantor). Bila belum memenuhi syarat muncul petunjuk seperti Pilih metode pembayaran tunai untuk menukar poin.

Pengaruh pada pajak. Potongan dari poin mengurangi dasar pengenaan pajak, sama seperti potongan harga biasa. PB1 atau PPN dihitung ulang dari nilai setelah potongan.

Contoh lengkap. Pengaturan contoh: setiap belanja Rp100 mendapat 1 poin, 1 poin bernilai Rp100, minimal tukar 100 poin, kelipatan 10, potongan maksimal 50%. Anggota punya saldo 500 poin. Pesanan restoran: menu Rp70.000, biaya layanan 5%, PB1 10%. Anggota menukar 100 poin.

Saldo akhir anggota: 500 - 100 + 600 = 1.000 poin.

Transaksi yang ikut program memuat blok Poin pelanggan di struk: nama Anggota, nomor anggota (sebagian ditutup), Poin ditukar beserta nilainya, Poin didapat, dan Saldo poin. Blok ini muncul di struk tagihan kasir, bukti cicilan, dan struk penjualan. Transaksi yang bukan bagian program tidak memuat blok itu. Potongan dari poin tampil seperti potongan harga biasa di baris-baris struk.

Setiap perubahan saldo tercatat sebagai satu baris di Riwayat poin pada detail anggota, dengan kolom Waktu, Jenis, Poin, Nilai, Berlaku sampai, Referensi, Cabang, dan Oleh. Riwayat hanya bertambah; barisnya tidak pernah diubah atau dihapus.

Sesuaikan poin (hanya pemilik perusahaan). Dipakai untuk koreksi, misalnya memberi poin kompensasi atau mengurangi poin yang salah tercatat.

1. Buka detail anggota, klik Sesuaikan poin.
2. Isi Poin dengan bilangan bulat bukan 0. Angka positif menjadi poin baru (dengan masa berlaku sendiri), angka negatif mengurangi saldo.
3. Isi Alasan (wajib, maksimal 225 karakter). Alasan tercatat di riwayat.
4. Klik Simpan penyesuaian. Muncul pesan Penyesuaian disimpan beserta saldo terbaru. Saldo tidak boleh menjadi negatif.

Bila Masa berlaku (bulan) diisi, setiap poin yang didapat punya tanggal akhir berlaku. Poin masih bisa dipakai sampai akhir hari tanggal tersebut. Sistem memeriksa tiap jam, lalu poin yang lewat masa berlaku dan masih bersisa dihanguskan lewat satu baris Kedaluwarsa per anggota. Anda tidak perlu melakukan apa pun.

Saat menukar poin, sistem memakai poin yang paling cepat kedaluwarsa lebih dulu, jadi poin lama terpakai sebelum poin baru. Di detail anggota ada keterangan poin yang akan kedaluwarsa dalam 30 hari dan tanggal kedaluwarsa terdekat, berguna untuk mengingatkan pelanggan.

Buka Laporan > Laporan loyalty, pilih rentang tanggal (satu tahun kalender) dan cabang. Laporan ini bisa diunduh ke PDF atau Excel. Isinya:

• Poin berlaku dalam satu perusahaan. Waralaba adalah perusahaan terpisah, sehingga anggota perusahaan lain adalah anggota berbeda dengan saldo sendiri.
• Tagihan sekolah dan UKT kampus tidak memberi dan tidak menerima poin.
• Penjualan kredit (ada jatuh tempo) di form Penjualan belum memberi poin. Poin untuk penjualan kredit belum didukung.
• Form Penjualan hanya melayani rupiah dan barang atau jasa katalog; mata uang asing, aset, dan perlengkapan kantor tidak ikut program.
• Belum ada tingkatan (silver, gold), voucher, kode promo, hadiah menu gratis, atau bonus ulang tahun.
• Belum ada pembatalan atau pengembalian poin otomatis bila pesanan restoran yang sudah lunas dikoreksi. Gunakan penyesuaian poin oleh pemilik bila perlu.
• Anggota tidak bisa dihapus, hanya dinonaktifkan.
• Kolom Telepon anggota harus unik dalam satu perusahaan.

Untuk pesanan dan tagihan restoran, lihat panduan F&B. Untuk potongan penjualan dan form Penjualan, lihat panduan Transaksi Harian. Untuk laporan, lihat panduan Laporan.

• Panduan F&B
• Panduan Transaksi Harian
• Panduan Laporan