Transaksi harian

Menu Transaksi memuat tiga tempat utama. Semua transaksi dicatat di cabang yang sedang aktif, jadi pastikan cabangnya benar sebelum menyimpan.

Pada formulir Tambah Dokumen, pilih dulu Jenis Transaksi. Isian di bawahnya menyesuaikan: misalnya Pembelian meminta Item dan Metode pembayaran, sedangkan Kas Keluar meminta Kategori.

1. Buka Transaksi > Penjualan, tab Transaksi penjualan, lalu klik Buat penjualan.
2. Isi Tanggal dan pilih Kontak (pelanggan) bila perlu. Contoh: Pelanggan Bu Ani.
3. Pada Baris Item, pilih Item, isi Kuantitas dan Harga Satuan. Klik Tambah Baris untuk barang lain. Akun pendapatan terisi otomatis dari katalog.
4. Pilih kode Pajak pada baris bila barangnya kena PPN. Total, subtotal, dan pajak muncul di bawah tabel.
5. Pilih Metode pembayaran: tipe Kas berarti dibayar sekarang, tipe Piutang berarti dibayar nanti (isi Jatuh tempo bila perlu).
6. Simpan. Jurnalnya terbentuk otomatis.

Contoh: jual 2 unit Kopi Arabika @ Rp50.000 dengan PPN 11%, dibayar tunai.

Bila metodenya bertipe Piutang, baris pertama menjadi Piutang. Pelunasannya dibahas di bagian Utang-piutang dan jatuh tempo. Untuk barang persediaan, harga pokok (HPP) dijurnal otomatis dari batch yang dipakai, tanpa Anda mengisi apa pun.

1. Buka Transaksi > Dokumen, klik Tambah, lalu pilih Jenis Transaksi Pembelian.
2. Pilih Kontak berperan Vendor, isi Baris Item (Item, Kuantitas, Harga Satuan), dan Pajak bila ada PPN masukan.
3. Pilih Metode pembayaran bertipe Kas (bayar sekarang) atau Utang (bayar nanti), lalu Simpan.

Contoh: beli 10 unit @ Rp20.000 dengan PPN 11%, dibayar nanti.

Barang yang dibeli masuk ke stok sebagai satu batch, lengkap dengan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa bila diisi. Hal ini dibahas di bagian Stok.

Untuk uang yang bukan hasil jual-beli barang, misalnya bayar listrik, terima bunga bank, atau pinjaman karyawan, pakai Kas Masuk, Kas Keluar, Piutang, atau Utang. Pada tiap baris Anda memilih Kategori dari katalog, bukan akun.

1. Buka Transaksi > Dokumen, klik Tambah, pilih Jenis Transaksi Kas Keluar.
2. Isi Tanggal, lalu pada Baris Item pilih Beban (kategori), isi Jumlah.
3. Pilih Metode pembayaran bertipe Kas, lalu Simpan. Contoh: Beban Listrik Rp300.000.

1. Pilih Jenis Transaksi Retur Penjualan atau Retur Pembelian.
2. Pilih Dokumen Sumber, yaitu dokumen yang diretur. Isian ini wajib.
3. Isi Item dan Kuantitas yang dikembalikan, lalu pilih Metode pembayaran dan Simpan.

• Kuantitas retur per barang tidak boleh melebihi kuantitas pada dokumen sumber, dikurangi retur yang sudah ada.
• Retur penjualan dijurnal ke akun retur penjualan di katalog (bila kosong, ke akun pendapatan), dan stok dipulihkan ke batch asalnya.
• Retur terhadap dokumen yang memotong PPh 23, atau yang memuat aset atau perlengkapan yang dilepas, belum didukung. Koreksinya lewat jurnal penyesuaian.

Transfer Antar Cabang (tombol di halaman Dokumen) memindahkan stok dari cabang aktif ke cabang lain sekaligus: stok berkurang di cabang asal dan bertambah di cabang tujuan. Transfer hanya dalam rupiah, dan satu transfer tidak bisa diedit atau dihapus per sisi.

Dokumen yang sudah disimpan boleh diubah atau dihapus selama tidak terkunci. Yang tidak berubah lewat pengeditan: Jenis Transaksi, dan Dokumen Sumber.

Saat Anda mengubah dokumen, Akuntanzi tidak menimpa catatan lama. Ia membuat jurnal pembalik untuk versi lama dan satu versi baru, sehingga riwayat tetap utuh. Daftar hanya menampilkan versi terbaru. Menghapus dokumen juga tidak membuang jejaknya dari pembukuan.

Dokumen tidak bisa diubah atau dihapus bila:

• tanggalnya jatuh di periode yang sudah ditutup,
• jurnalnya sudah dicocokkan dalam rekonsiliasi bank yang selesai,
• sudah punya retur (hapus returnya dulu),
• stok masuknya sudah terpakai oleh transaksi lain,
• berupa penjualan aset atau akuisisi aset yang sudah disusutkan, atau bagian dari transfer antar cabang,
• dibuat otomatis oleh modul lain seperti kasir, klinik, atau tagihan sekolah. Koreksinya lewat alur modul itu.

Lampiran bukti transaksi (foto atau PDF) bisa ditambahkan pada dokumen, dan ikut terkunci bila periodenya ditutup.

Tab Tagihan belum dibayar di menu Penjualan memuat tagihan yang dikirim modul lain, misalnya kunjungan klinik atau tagihan sekolah, dan dibayar di sini. Tagihan tidak dibuat manual di tab ini.

1. Buka Penjualan > Tagihan belum dibayar, lalu buka tagihan yang akan dibayar.
2. Klik Bayar. Pilih Satu metode, atau Bagi / bayar sebagian (DP) bila pelanggan membayar dengan beberapa metode atau mencicil.
3. Periksa bagian PPN dan diskon: pilih PPN per baris (atau Bawaan), isi Diskon baris atau Diskon tagihan bila ada. Ringkasan menampilkan Subtotal, Diskon, DPP (setelah diskon), PPN, dan Total dibayar.
4. Simpan pembayaran. Penjualan dibukukan di cabang ini.

• Pembayaran sebagian membuat status tagihan Dibayar sebagian. Sisanya dibayar kemudian lewat tagihan yang sama, dan Riwayat pembayaran mencatat tiap cicilan.
• Harga katalog belum termasuk PPN. Di kasir hanya PPN yang tersedia; PPh 23 belum ada di kasir.
• Tagihan hanya bisa dibayar dari cabang yang sama dengan cabang tagihannya.
• Tagihan yang sudah punya pembayaran sebagian tidak bisa dibatalkan.

Shift adalah satu periode kerja seorang kasir di satu cabang, dari saat ia membuka laci kas sampai ia menghitung uang di laci dan menutupnya. Gunanya sederhana: setelah shift ditutup, Anda tahu apakah uang tunai di laci sama dengan yang seharusnya ada menurut catatan penjualan. Bila ada selisih, sistem mencatatnya sendiri sebagai jurnal, sehingga pembukuan tetap cocok dengan uang yang benar-benar ada. Shift berlaku untuk semua paket dan semua jenis usaha (toko, klinik, sekolah, restoran), dan memerlukan izin Tagihan & pembayaran kasir.

Persiapan satu kali (dilakukan pemilik).

1. Tandai metode tunai laci. Buka Katalog > Metode Pembayaran, klik Ubah pada metode bertipe Kas yang dipakai untuk uang di laci (misalnya Kas Toko), lalu centang Tunai laci (tertulis Dihitung sebagai kas laci pada shift kasir). Simpan. Hanya metode bertipe Kas yang bisa ditandai. Rekening bank dan metode non-tunai sengaja tidak ditandai, karena uangnya tidak ada di laci.
2. Opsional: wajibkan shift. Buka Perusahaan > Cabang, ubah cabangnya, lalu nyalakan Wajib shift kasir (tertulis Pembayaran tagihan ditolak bila kasir belum membuka shift). Pilihan ini hanya bisa diubah pemilik dan secara bawaan mati, jadi usaha yang sudah berjalan tidak terganggu.

Membuka shift.

1. Buka Transaksi > Shift kasir. Bar di atas halaman menunjukkan Belum ada shift aktif. Bar yang sama juga tampil di halaman Penjualan, jadi Anda bisa membuka shift tanpa berpindah halaman.
2. Klik Buka shift. Pada jendela Buka shift (Masukkan kas awal di laci), isi Kas awal dengan uang yang ada di laci, misalnya 500.000. Angkanya tidak boleh negatif.
3. Pada Metode tunai laci, pilih metodenya bila ada lebih dari satu metode yang ditandai Tunai laci. Bila hanya ada satu, tertulis Kas laci beserta namanya dan Anda tidak perlu memilih.
4. Isi Catatan bila perlu, lalu klik Buka shift. Muncul pesan Shift dibuka, dan bar berubah menjadi Shift SF/... terbuka sejak ... dengan tombol Detail dan Tutup shift.

• Satu kasir hanya bisa punya satu shift terbuka per cabang. Kodenya berformat SF/tahun/bulan/nomor, misalnya SF/2026/10/00000001.
• Bila tidak ada metode bertanda Tunai laci, jendela menampilkan Belum ada metode pembayaran bertanda Tunai laci. Minta owner menandainya di Metode Pembayaran, dan tombol Buka shift tidak bisa diklik.

Selama shift berjalan, terima pembayaran seperti biasa. Yang dihitung sebagai uang masuk dan keluar laci hanya transaksi yang memakai metode Tunai laci, dan terjadi selama shift terbuka:

• Masuk: pembayaran tagihan di kasir, penjualan dari menu Penjualan, Kas Masuk, dan retur pembelian yang uangnya kembali.
• Keluar: Kas Keluar, pembelian tunai, pembayaran pajak, dan pengembalian uang (retur penjualan).
• Pembayaran dengan metode lain (transfer, kartu) tetap tampil di rincian shift tetapi tidak ikut Kas seharusnya.
• Dokumen yang bertanggal sebelum hari shift dibuka, atau memakai metode tunai lain, tidak ikut terhitung.

Menutup shift.

1. Hitung uang di laci. Lalu klik Tutup shift di bar (atau di halaman detail shift).
2. Jendela Tutup shift SF/... menampilkan Kas awal, Uang masuk (laci), Uang keluar (laci), dan Kas seharusnya. Isi Kas fisik dengan hasil hitungan Anda.
3. Selisih langsung tampil. Bila kurang, tertulis Kas kurang: dicatat sebagai beban lain-lain. Bila lebih, tertulis Kas lebih: dicatat sebagai pendapatan lain-lain. Isi Catatan (misalnya penyebab selisih) bila perlu.
4. Klik Tutup shift. Muncul pesan Shift ditutup, kas pas, atau Shift ditutup, selisih disertai nilainya.

Contoh angka. Kas awal Rp500.000. Selama shift ada penjualan tunai Rp1.250.000 lewat metode Tunai laci. Kas seharusnya menjadi Rp500.000 + Rp1.250.000 = Rp1.750.000.

Kas awal tidak dijurnal, karena itu uang yang sudah ada di laci sebelum shift. Penjualannya sendiri sudah dibukukan saat Anda mencatatnya, jadi penutupan shift hanya menambah jurnal untuk selisihnya.

Setelah shift ditutup.

• Dokumen yang terikat shift yang sudah ditutup tidak bisa diubah atau dihapus. Pesannya: Dokumen ini terikat shift kasir SF/... yang sudah ditutup — minta owner membuka ulang shift itu dulu.
• Buka ulang shift hanya bisa dilakukan pemilik: buka detail shift, klik Buka ulang, isi Alasan (wajib), lalu konfirmasi. Jurnal selisih dibalik dan dokumen terikat bisa diubah lagi; setelah selesai, tutup shift sekali lagi. Pembukaan ulang ditolak bila kasirnya sudah punya shift terbuka lain di cabang itu, periode jurnal selisih sudah ditutup buku, atau jurnal selisihnya sudah dicocokkan di rekonsiliasi bank.
• Shift tidak ditutup otomatis. Bila lebih dari 24 jam masih terbuka, Beranda menampilkan pengingat Shift kasir terbuka terlalu lama (lihat bagian Beranda).

Riwayat, rincian, dan ringkasan.

• Halaman Transaksi > Shift kasir memuat riwayat dengan kolom Kode, Kasir, Dibuka, Ditutup, Kas seharusnya, Kas fisik, Selisih, dan Status (Terbuka atau Ditutup). Ada filter Status, Kasir, dan tanggal. Kasir hanya melihat shiftnya sendiri. Pemilik dan pemegang izin Laporan (lihat) melihat semua shift di cabang itu.
• Klik kode shift untuk membuka detail: Kas awal, Uang masuk (laci), Uang keluar (laci), Kas seharusnya, Kas fisik dan Selisih, tabel Pembayaran per metode (metode laci ditandai Laci), dan tabel Dokumen terikat shift. Tombol Cetak rekap membuka rekap berjudul REKAP SHIFT KASIR untuk dicetak.
• Tombol Ringkasan shift (untuk pemilik dan pemegang Laporan (lihat)) membuka Laporan > Ringkasan shift kasir. Pilih rentang tanggal (dalam satu tahun kalender) dan cabang, lalu lihat Jumlah shift, Shift tutup, Shift terbuka, Kas awal, Kas diharapkan, Kas fisik, Selisih, Total kurang, Total lebih, dan Shift berselisih, dirinci Per cabang, Per kasir (dengan Rata-rata selisih), dan Per metode pembayaran. Hanya shift yang sudah ditutup yang masuk angka kas.

Bila Wajib shift kasir dinyalakan, bar berwarna kuning dan tertulis Cabang ini mewajibkan shift: buka shift untuk menerima pembayaran. Tanpa shift terbuka, pembayaran di kasir (dan transaksi tunai laci di menu Dokumen) ditolak.

Batasan shift:

• Tidak ada fitur serah-terima kas ke brankas atau antar kasir. Hitung dan tutup shift sebelum bergantian.
• Shift tidak menutup sendiri, dan satu kasir hanya bisa memegang satu shift terbuka per cabang.
• Hanya uang yang lewat metode Tunai laci yang dihitung. Pengembalian uang tunai yang dicatat di luar dokumen dengan metode pembayaran tidak ikut terhitung.
• Kasir tanpa izin Laporan (lihat) tidak bisa melihat shift kasir lain.

Banyak pengeluaran dan pemasukan terjadi dengan pola yang sama tiap periode: sewa kantor tiap bulan, cicilan tiap bulan, langganan internet, atau asuransi tiap tahun. Daripada mengetik transaksi yang sama berulang kali, Anda membuat satu Template transaksi berulang. Sistem lalu menyiapkan transaksi itu pada tanggal-tanggal yang Anda tentukan. Anda bisa memilih apakah setiap kejadian harus Anda setujui dulu (Konfirmasi, tersedia di semua paket) atau diposting sendiri oleh sistem (Otomatis, khusus paket Eksekutif).

Membuat template.

1. Buka Transaksi > Transaksi Berulang, lalu klik Template dokumen atau Template jurnal. Template tercatat di cabang yang sedang aktif, jadi pilih cabang dulu.
2. Di bagian Jadwal, isi Nama (wajib, maksimal 100 karakter, contoh: Sewa kantor bulanan). Pilih Mode: Konfirmasi (Menunggu persetujuan) atau Otomatis (Diposting otomatis). Pilihan Otomatis tertulis Butuh paket Eksekutif bila paket Anda belum Eksekutif.
3. Pilih Frekuensi: Mingguan, Bulanan, Tiap N bulan, atau Tahunan. Untuk Tiap N bulan, isi Setiap berapa bulan (angka 2 sampai 60).
4. Isi Tanggal mulai. Kejadian pertama jatuh pada tanggal ini, dan tanggal itu tidak boleh sebelum hari ini. Tanggal kejadian berikutnya selalu dihitung dari tanggal mulai ini. Tanggal mulai tidak bisa diubah setelah template dibuat.
5. Pilih Berakhir: Tanpa akhir, Pada tanggal (isi Tanggal berakhir), atau Setelah sejumlah kali (isi Jumlah kejadian, 1 sampai 1000).
6. Di bagian Isi dokumen (atau Isi jurnal), isi seperti Anda mencatat transaksi biasa, hanya saja tanpa tanggal karena tanggalnya mengikuti jadwal. Pada template dokumen, pilih jenisnya (Kas Keluar, Kas Masuk, Utang Lain, atau Piutang Lain), kategori dari katalog, dan metode pembayaran seperti pada dokumen biasa.
7. Klik Simpan. Muncul pesan Template disimpan. Bila jadwal belum lengkap, muncul Lengkapi pengaturan jadwal terlebih dulu.

Contoh. Sewa kantor Rp5.000.000 dibayar tiap tanggal 25 lewat metode Kas Toko. Anda membuat Template dokumen dengan Nama Sewa kantor bulanan, Mode Konfirmasi, Frekuensi Bulanan, Tanggal mulai 25 Oktober 2026, Tanpa akhir. Isi dokumen: jenis Kas Keluar, kategori Beban Sewa, nominal Rp5.000.000, metode pembayaran Kas Toko. Jadwalnya terbaca sebagai Setiap bulan tanggal 25.

• Tanggal akhir bulan dijepit tanpa melorot. Template bulanan yang mulai 31 Januari menghasilkan 31 Januari, 28 Februari (29 di tahun kabisat), 31 Maret, 30 April, dan seterusnya, dan tulisan jadwalnya menambahkan (akhir bulan bila tidak ada).
• Sistem hanya membuat kejadian sampai hari ini, tidak jauh ke depan. Bila sistem sempat tidak berjalan beberapa hari, kejadian yang terlewat disusulkan pada putaran berikutnya.
• Saat Anda menyimpan, isi template diuji dengan aturan yang sama seperti dokumen atau jurnal biasa, jadi isian yang salah (misalnya kategori yang tidak cocok dengan jenis transaksi) langsung ditolak dengan pesan yang jelas.

Memproses kejadian pada mode Konfirmasi.

1. Pada hari jatuh tempo, kejadian muncul di Transaksi > Transaksi Menunggu (urut dari tanggal jatuh tempo tertua). Beranda juga menampilkan pengingat Transaksi berulang menunggu konfirmasi.
2. Periksa baris kejadiannya: Template, Jatuh tempo, Nominal, dan Status. Untuk template dokumen satu baris, Nominal boleh diubah saat posting. Nominal template jurnal tidak bisa diubah. Kosongkan perubahan untuk memakai nominal template.
3. Klik Posting, lalu konfirmasi (Transaksi dibuat atas nama Anda dengan tanggal jatuh tempo ini). Muncul Transaksi diposting. Statusnya menjadi Diposting, dan tautan Lihat dokumen atau Lihat jurnal membuka hasilnya.
4. Bila kejadian itu memang tidak perlu (misalnya bulan itu sewa digratiskan), klik Lewati dan konfirmasi. Statusnya menjadi Dilewati dan tidak ada transaksi yang dibuat.

Pada contoh sewa di atas, memposting kejadian 25 Oktober membuat Dokumen Kas Keluar bertanggal 25 Oktober 2026 dengan jurnal berikut.

Bila Anda tidak melakukan apa pun, kejadiannya tetap Menunggu dan tidak hilang. Kejadian 25 November muncul di daftar yang sama, dan pengingat di Beranda berubah menjadi Peringatan bila yang terlama menunggu lebih dari 7 hari.

Mode Otomatis (paket Eksekutif).

• Sistem memeriksa jadwal tiap jam dan memproses cabang setelah pukul 01.00 waktu cabang. Kejadian yang jatuh tempo diposting sendiri, atas nama orang yang tertulis di kolom Pembuat otomatis (awalnya orang yang membuat template). Dokumen atau jurnal hasilnya tercatat atas nama orang itu.
• Akses Pembuat otomatis diperiksa ulang setiap kali. Bila orang itu sudah tidak punya izin atau sudah bukan staf, kejadian tidak diposting sendiri dan tetap Menunggu, dan Log Otomasi mencatat hasil Akses pembuat ditolak. Pemilik bisa mengambil alih dengan tombol Alihkan pembuat ke saya pada template (transaksi otomatis berikutnya tercatat atas nama pemilik).
• Bila paket Eksekutif habis, template Otomatis diperlakukan sebagai Konfirmasi (tertulis Eksekutif tidak aktif, diproses sebagai konfirmasi). Kejadian yang menumpuk akan diposting otomatis pada putaran berikutnya setelah paket Eksekutif aktif lagi.
• Hasil putaran otomatis dapat dibaca pemilik di Log Otomasi.

Kejadian Terhalang. Kadang sebuah kejadian tidak bisa diposting, misalnya karena periodenya sudah ditutup buku, masa PPN-nya sudah ditutup, atau kategori atau metode pembayarannya sudah dinonaktifkan atau dihapus. Kejadian itu berstatus Terhalang, kolom Alasan / hasil menjelaskan penyebabnya, dan Beranda menampilkan pengingat Transaksi berulang terhalang. Sistem tidak mencoba lagi sendiri.

1. Buka Transaksi Menunggu dan baca Alasan / hasil pada kejadian yang Terhalang.
2. Perbaiki penyebabnya, misalnya aktifkan kembali kategorinya, atau minta pemilik membuka ulang periode yang sudah ditutup.
3. Klik Coba lagi lalu konfirmasi. Bila kejadian itu tidak perlu lagi, klik Lewati.

Mengelola template.

• Template yang sudah dibuat bisa diubah lewat Ubah. Perubahan berlaku untuk kejadian berikutnya: transaksi yang sudah diposting tidak berubah, dan kejadian yang masih Menunggu memakai isi template terbaru saat diposting.
• Frekuensi hanya bisa diubah selama belum ada kejadian. Setelah ada, tertulis Terkunci karena sudah ada kejadian. Bila perlu pola baru, akhiri template ini dan buat yang baru.
• Halaman detail template memuat Riwayat kejadian. Dokumen atau jurnal hasil template adalah dokumen biasa: bisa diubah atau dihapus seperti biasa. Kejadiannya tetap berstatus Diposting, dan tautannya menunjuk versi terbarunya (atau tertulis Dokumen dihapus).
• Daftar template menampilkan Nama, Jenis, Status (Aktif, Dijeda, Berakhir), Mode, Frekuensi, Berikutnya, serta jumlah Menunggu dan Terhalang.

Batasan transaksi berulang:

• Template dokumen tidak mendukung pelunasan ke dokumen lain, tanggal jatuh tempo, mata uang asing, baris barang berstok, penyusutan, produksi, bukti setor pajak, dan potongan pajak yang memakai nomor bukti potong.
• Pola yang tersedia hanya mingguan, bulanan, tiap N bulan, dan tahunan dari tanggal mulai. Pola seperti hari kerja terakhir tiap bulan belum ada.
• Nominal hanya bisa diubah saat posting pada template dokumen satu baris.
• Kejadian Terhalang tidak dicoba ulang otomatis: perlu Coba lagi atau Lewati dari Anda.
• Cabang yang masih punya template tidak bisa dihapus, kecuali templatenya dihapus dulu.
• Memposting atau melewati kejadian harus dilakukan dari cabang kejadian itu.

Untuk penjualan dan pembelian kredit serta pelunasannya, lanjut ke bagian Utang-piutang dan jatuh tempo. Untuk PPN dan PPh yang dipotong, lanjut ke bagian Pajak. Bila pelanggan Anda anggota program poin, penjualan tunai di form Penjualan dan pembayaran tagihan di kasir bisa memberi dan menukar poin: lihat panduan Loyalty.

• Panduan Utang-piutang
• Panduan Pajak
• Panduan Loyalty