Sekolah

Modul Sekolah mengelola siswa dan wali, rombel (kelas), biaya dan tagihan, absensi, nilai, rapor, naik kelas, dan portal wali. Tagihan dicatat secara akrual: pendapatan diakui saat tagihan dibuat, dan piutangnya atas nama wali. Ringkasan singkat ada di bagian Modul khusus.

• Ringkasan modul khusus

• Modul ini dibuka oleh paket Pendidikan. Menulis butuh langganan aktif; membaca tetap bisa setelah langganan habis bila perusahaan pernah punya modulnya. Satu perusahaan boleh punya modul Sekolah dan Perguruan Tinggi sekaligus (yayasan).
• Siswa, tahun ajaran, jenis biaya, term, dan tagihan dipakai bersama sekolah dan kampus. Rombel, mata pelajaran, penugasan guru, rapor, naik kelas, dan absensi khusus modul Sekolah.
• Menu ada di grup Sekolah: Siswa, Buat Tagihan, Tagihan Siswa, Denda, Tunggakan, Naik Kelas, Impor Siswa, Tahun Ajaran, Tingkat, Rombel, Jenis Biaya, dan Log Akses Siswa. Grup Akademik berisi Absensi, Nilai, Rapor, Penugasan Mengajar, Term / Semester, Mata Pelajaran, dan Skema Penilaian. Bila perusahaan juga punya modul kampus, grup bersamanya bernama Siswa & Tagihan.
• Unit TK, SD, SMP, dan SMA dalam satu yayasan adalah cabang dalam satu perusahaan. Data siswa dan rombel terikat unit. Membuat dan membatalkan tagihan memposting ke buku cabang yang sedang aktif, jadi pilih cabang dulu, dan hanya siswa unit itu yang ditagih. Staf yang dibatasi cabang hanya melihat unit yang diizinkan.

Urutan menyiapkan yang disarankan:

1. Tahun Ajaran, Tingkat, lalu Rombel (bagian 2).
2. Jenis Biaya beserta tarifnya (bagian 4).
3. Siswa dan wali, satu per satu atau lewat Impor Siswa (bagian 3).
4. Buat Tagihan, lalu terima pembayaran di kasir (bagian 5 dan 6).
5. Untuk akademik: Term, Mata Pelajaran, Penugasan Mengajar, Skema Penilaian, lalu Absensi, Nilai, dan Rapor (bagian 9 sampai 12).

Siswa masuk rombel lewat pengaturan kelas siswa (bagian 3). Seorang siswa hanya punya satu rombel aktif per tahun ajaran.

Buka Sekolah > Siswa. Filter yang tersedia: status, rombel, tingkat, unit, dan mukim. Klik Tambah untuk siswa baru.

1. Di bagian Profil, isi Nama, NIS, NISN, jenis kelamin, tanggal lahir, tanggal masuk (kosong berarti hari ini), kontak, dan catatan. NIS yang dikosongkan dibuat otomatis (tahun masuk ditambah nomor urut 4 digit); NIS manual dicek agar tidak bentrok. NISN terdiri dari 10 digit dan harus unik.
2. Pilih Status (Aktif, Lulus, Pindah, atau Berhenti) dan aktifkan Mukim untuk santri pesantren, karena mukim memengaruhi tarif yang berlaku.
3. Di Unit dan kelas awal, pilih unit (kosong berarti cabang aktif) dan rombel. Bimbel dan kursus boleh tanpa rombel.
4. Di bagian Wali, klik Tambah wali. Pilih Kontak baru, atau Kontak yang sudah ada (harus berperan Pelanggan). Isi Hubungan (Ayah, Ibu, Wali, atau Lainnya).
5. Simpan. Siswa otomatis tercatat sebagai kontak berperan Siswa dan Pelanggan.

• Wali penagihan adalah tepat satu wali per siswa; tagihan dibuat atas nama wali itu. Bila belum ada yang ditandai, wali pertama menjadi wali penagihan. Tanpa wali sama sekali, tagihan ditujukan ke kontak siswa sendiri. Menjadikan seorang wali sebagai wali penagihan memindahkan status itu dari wali lain. Bila wali penagihan dihapus, wali tertua yang tersisa menggantikannya.
• Kontak wali yang sudah ada harus berperan Pelanggan. Aplikasi tidak menambahkan peran itu diam-diam.
• Detail siswa memuat Riwayat kelas, Potongan / beasiswa, Wali, Tagihan (jumlah belum lunas dan sisa), dan Portal wali. Tombol Pindah/atur kelas menutup kelas aktif di tahun ajaran yang sama dan membuka kelas baru; naik kelas massal ada di menu Naik Kelas.
• Status keluar (lulus, pindah, berhenti) diatur lewat Ubah siswa, lengkap dengan Tanggal keluar.
• Siswa yang sudah punya tagihan tidak bisa dihapus. Ubah statusnya saja (misalnya Berhenti). Kontak siswa dan wali yang punya tagihan juga tidak bisa dihapus.

Potongan atau beasiswa diatur per siswa di bagian Potongan / beasiswa. Klik Tambah potongan, pilih Jenis biaya dan Tahun ajaran (tidak bisa diganti setelah dibuat), pilih Jenis potongan (Nominal tetap atau Persentase), isi nilainya dan Alasan (misalnya beasiswa, saudara kandung, anak guru). Berlaku dari dan sampai bulan boleh dikosongkan, yang berarti tanpa batas. Potongan dijumlah per periode (paling banyak sebesar tarif) dan tercatat sebagai Potongan Penjualan saat tagihan dibuat. Menghapus potongan tidak mengubah tagihan yang sudah dibuat.

Impor Siswa (menambah banyak siswa dari Excel):

1. Buka Sekolah > Impor Siswa, klik Unduh template, dan isi berkas .xlsx. Kolom dikenali dari judulnya, urutannya bebas.
2. Pilih Tahun ajaran (wajib bila kolom kelas diisi; kelas dicocokkan lewat nama pada tahun ajaran dan unit yang dipilih) dan Unit.
3. Pilih berkas lalu klik Pratinjau. Ringkasannya menampilkan jumlah baris valid dan bermasalah beserta alasannya.
4. Klik Impor. Proses ini semua-atau-tidak-sama-sekali: satu baris bermasalah menolak seluruh berkas. Perbaiki berkas, pilih ulang, dan pratinjau lagi. Batasnya 500 baris dan 5 MB.

Log Akses Siswa (Sekolah > Log Akses Siswa, hanya pemilik) menampilkan siapa membuka atau mengubah data siswa siapa dan kapan, dengan kolom Pengguna, Aksi (Lihat, Buat, Ubah, atau Cetak), Waktu, dan Siswa.

Buka Sekolah > Jenis Biaya untuk SPP, uang gedung, seragam, dan biaya lain. Klik Tambah lalu isi:

Tarif diatur lewat ikon Tarif pada baris jenis biaya. Klik Tambah tarif, pilih Tahun ajaran, isi Nominal, dan tentukan cakupannya dengan Tingkat, Unit, Rombel, dan Mukim. Cakupan yang dikosongkan berarti berlaku untuk semua.

• Bila beberapa tarif cocok untuk seorang siswa, yang paling spesifik menang: rombel, lalu unit dan tingkat, lalu tingkat, lalu unit, lalu umum. Yang menyebut mukim atau non-mukim menang pada tingkat kekhususan yang sama. Pilihan Mukim: Semua siswa, Hanya santri mukim, atau Hanya non-mukim.
• Dua tarif dengan cakupan yang sama tidak boleh ada. Tarif per rombel dibatasi ke tahun ajaran rombel itu. Cakupan tarif tidak bisa diubah; hapus lalu buat ulang bila perlu, dan hanya nominal yang bisa diubah.
• Jenis biaya yang sudah dipakai tagihan tidak bisa dihapus; nonaktifkan saja.
• Tagihan sekolah tidak memakai PPN.

Buka Sekolah > Buat Tagihan. Pendapatan diakui saat tagihan dibuat, dan piutangnya atas nama wali penagihan. Proses ini aman diulang: siswa yang sudah ditagih untuk periode yang sama dilewati.

1. Di Proses tagihan baru, pilih Jenis biaya dan Tahun ajaran.
2. Isi Dari bulan, dan Sampai bulan bila ingin beberapa bulan sekaligus (paling banyak 24 bulan; tiap bulan menjadi tagihan terpisah). Jenis biaya tahunan atau sekali bayar hanya ditagih satu kali. Tanggal tagihan boleh dikosongkan (awal bulan) dan hanya berlaku untuk satu periode.
3. Batasi dengan Tingkat atau Rombel bila perlu. Kosong berarti semua siswa aktif yang berkelas di tahun ajaran itu (tanpa filter, siswa tanpa kelas juga ditagih).
4. Klik Pratinjau. Pratinjau menampilkan siswa yang akan ditagih beserta Bruto, Potongan, dan Neto, jumlah dan total tagihan, serta siswa yang dilewati beserta alasannya.
5. Bila sudah sesuai, klik Buat tagihan lalu konfirmasi. Seluruh tagihan dibuat dalam satu langkah semua-atau-tidak-sama-sekali, paling banyak 1.000 tagihan per proses.

Riwayat proses tagihan tampil di halaman yang sama (siapa dan kapan). Tagihan muncul di Sekolah > Tagihan Siswa dengan status Belum lunas atau Lunas, dan di antrean kasir Transaksi > Penjualan > Tagihan belum dibayar dengan status Dibayar sebagian.

Pembayaran dilakukan kasir (izin Tagihan & pembayaran kasir) dengan salah satu cara berikut:

• Satu per satu: di Tagihan Siswa klik Buka di kasir, atau buka Transaksi > Penjualan > Tagihan belum dibayar, lalu klik Tambah pembayaran pada tagihan itu. Boleh satu metode atau beberapa metode, dan boleh sebagian; sisanya tetap piutang. Struk pembayaran dan bukti cicilan tersedia.
• Beberapa tagihan sekaligus: di Tagihan Siswa, centang tagihan yang belum lunas milik satu pembayar (wali penagihan yang sama; maksimal 50), lalu klik Bayar n tagihan. Pilih Metode pembayaran, dan isi Nominal dibayar bila tidak ingin melunasi semuanya (kosong berarti lunasi semua). Nominal tidak boleh melebihi total sisa.

• Pembayaran sekaligus dialokasikan ke tagihan terlama lebih dulu (menurut periode, lalu tanggal). Tiap tagihan dilunasi penuh sebelum pindah ke yang berikutnya; yang terakhir bisa sebagian, dan yang tidak kebagian tetap Dibayar sebagian. Rincian alokasi ditampilkan per tagihan.
• Semua tagihan yang dibayar sekaligus harus milik cabang aktif, belum lunas, dan memiliki wali penagih yang sama.
• Batalkan tagihan hanya bisa bila tagihan belum punya pembayaran sama sekali, tidak ada pelunasan lain, dan tidak punya denda aktif. Klik Batalkan tagihan di Tagihan Siswa: jurnalnya dihapus dan periode itu bisa ditagih ulang.
• Tagihan yang sudah dibayar sebagian atau penuh tidak bisa dibatalkan, dan tidak bisa dibatalkan lewat kasir. Koreksinya lewat jurnal penyesuaian; koreksi langsung untuk tagihan yang sudah terbayar belum tersedia.

Denda keterlambatan bersifat opsional per jenis biaya (bagian 4). Buka Sekolah > Denda, lalu klik Proses denda baru.

1. Pilih Jenis biaya (hanya yang dendanya aktif), Tanggal acuan (kosong berarti hari ini; lewat jatuh tempo berarti sesudah tanggal ini), dan bila perlu Tahun ajaran dan Rombel.
2. Klik Pratinjau. Daftarnya memuat Siswa, Periode, Jatuh tempo, Tagihan neto, dan Denda.
3. Klik Buat denda lalu konfirmasi.

• Denda dikenakan pada tagihan yang belum lunas, sudah lewat jatuh tempo, dan belum punya denda. Nilainya nominal tetap atau persen dari tagihan neto.
• Denda dibuat sebagai tagihan baru berjenis Denda, bertanggal sama dengan tanggal acuan. Satu denda per tagihan, jadi aman diulang.
• Tidak ada penjadwal. Denda hanya dibuat saat tombol ditekan, dan tidak pernah otomatis.
• Tanggal denda tidak boleh di periode yang sudah ditutup.

Tunggakan (Sekolah > Tunggakan) menampilkan sisa tagihan belum lunas per siswa pada tanggal pilihan (Per tanggal), dengan filter tahun ajaran, rombel, tingkat, dan unit. Ringkasannya memuat Siswa menunggak, Tagihan belum lunas, dan Sisa. Umur tunggakan dihitung sejak jatuh tempo (atau awal periode) dalam kelompok 0 sampai 30, 31 sampai 60, 61 sampai 90, dan di atas 90 hari. Klik Ekspor PDF atau Ekspor Excel (tampil bila ada data) untuk mengunduh daftar tunggakan dengan filter yang sama, maksimal 5.000 siswa. Kolomnya NIS, Siswa, Kelas, Unit, Jml Tagihan, kelompok umur, Total Sisa, dan umur terlama. Bila terlalu banyak siswa, persempit filter unit atau kelasnya. Setiap unduhan dicatat di Log Akses Siswa.

Sekolah > Naik Kelas memindahkan semua siswa aktif satu rombel ke rombel tahun ajaran berikutnya.

1. Pilih Rombel asal dan Rombel tujuan. Rombel tujuan harus di tahun ajaran yang berbeda dan unit yang sama. Pilih juga Rombel tinggal kelas (opsional, di tahun ajaran tujuan) dan Tanggal efektif (kosong berarti hari ini).
2. Klik Pratinjau. Tiap siswa mendapat hasil Naik kelas, Tinggal kelas, Lulus, atau Berhenti. Ubah hasil per siswa bila perlu, lalu Pratinjau lagi untuk memperbarui ringkasan.
3. Klik Naikkan kelas dan konfirmasi. Semua siswa diproses dalam satu langkah semua-atau-tidak-sama-sekali.

• Siswa yang sudah berkelas aktif di tahun ajaran tujuan ditandai Sudah berkelas di tahun tujuan dan membuat proses ditolak sampai diselesaikan.
• Proses ini mengubah kelas dan status siswa (Lulus atau Berhenti).
• Kenaikan kelas otomatis berdasarkan rapor atau ranking belum tersedia.

• Penugasan: pilih Term, Rombel (harus dari tahun ajaran term itu), Mapel (harus aktif dan cocok dengan tingkat rombel), dan Guru (pemilik atau staf aktif). Satu kombinasi hanya punya satu guru.
• Guru boleh diganti lewat Ganti guru. Penugasan yang sudah punya nilai tidak bisa dihapus.
• Guru dengan izin Guru hanya melihat penugasannya sendiri (filter Hanya milik saya).

Buka Akademik > Absensi. Tab Lembar absensi dipakai untuk mengisi, dan tab Rekap per term untuk melihat rekap.

1. Pilih Rombel dan Tanggal. Untuk absensi per mapel, pilih juga Mapel; kosong berarti absensi Harian.
2. Tandai tiap siswa: Hadir, Izin, Sakit, atau Alpa, dan isi Catatan bila perlu. Tombol Semua hadir mengisi sekaligus.
3. Klik Simpan. Menyimpan ulang pada tanggal yang sama mengubah isian sebelumnya.

• Hanya siswa aktif di rombel itu yang tampil, dan tanggal tidak boleh di masa depan menurut zona waktu cabang rombel.
• Absensi per mapel butuh penugasan mapel itu di rombel pada term yang memuat tanggalnya.
• Guru dengan izin Guru hanya bisa mengisi rombel yang ia wali kelasi atau tempat ia punya penugasan; untuk absensi per mapel hanya penugasannya sendiri.
• Rekap per rombel dan term menampilkan jumlah Hadir, Izin, Sakit, Alpa, dan persentase Kehadiran. Yang dihitung hanya sesi harian.
• Absensi tidak terkunci oleh tutup buku.

Sebelum mengisi nilai, buat skema penilaian di Akademik > Skema Penilaian. Klik Tambah skema, pilih Tahun ajaran dan Cakupan (Seluruh tahun ajaran, Satu tingkat, atau Satu rombel), lalu isi Nama skema dan komponen penilaian.

• Setiap Komponen punya Nama komponen, Tipe (Angka, Deskripsi, atau Angka + deskripsi), Bobot, dan Nilai maksimum. Skema wajib punya minimal satu komponen angka dengan bobot lebih dari 0. Komponen deskripsi (misalnya sikap) tidak berbobot dan tidak masuk nilai akhir.
• Untuk sebuah rombel dipakai skema rombel, lalu skema tingkat, lalu skema tahun ajaran. Satu tahun ajaran hanya boleh punya satu skema per cakupan.
• Skala predikat: isi pasangan batas bawah dan predikat (nilai di atas atau sama dengan batas bawah mendapat predikat itu), dan wajib ada batas bawah 0. Dikosongkan berarti skala bawaan: A mulai 90, B mulai 80, C mulai 70, D mulai 60, selain itu E.
• Setelah komponen punya nilai, tipe dan nilai maksimumnya tidak bisa diubah, dan komponen atau skema itu tidak bisa dihapus. Komponen terakhir sebuah skema juga tidak bisa dihapus.

Mengisi nilai di Akademik > Nilai:

1. Pilih penugasan mengajar (klik Isi nilai, atau Lihat untuk penugasan milik orang lain). Lembar nilai menampilkan siswa dikali komponen.
2. Isi angka dari 0 sampai nilai maksimum komponen, atau teks untuk komponen Deskripsi. Mengosongkan sel yang sudah bernilai menghapus nilainya.
3. Klik Simpan. Hanya sel yang diubah yang disimpan, dan satu penyimpanan adalah satu kesatuan.

• Nilai akhir per mapel adalah rata-rata berbobot dari komponen angka yang sudah terisi, dinormalkan ke skala 0 sampai 100. Komponen yang belum diisi dikeluarkan dari rata-rata dan ditampilkan sebagai Belum diisi. Predikat diambil dari skala.
• Guru hanya bisa mengisi penugasannya sendiri. Rombel tanpa skema penilaian menampilkan pesan bahwa rombel belum punya skema dan nilai tidak bisa disimpan.
• Nilai siswa yang rapornya sudah terbit pada term itu terkunci (ditandai Rapor terbit) sampai rapornya ditarik terbit.
• Riwayat versi nilai belum tersedia; hanya rapor yang diterbitkan yang diarsipkan.

1. Buka Akademik > Rapor, klik Buat / segarkan rapor, pilih Term dan Rombel, lalu klik Hitung. Draf dibuat untuk semua siswa aktif rombel itu dari nilai dan absensi harian term tersebut; rapor yang sudah terbit dilewati. Yang boleh: bagian akademik atau wali kelas rombel itu.
2. Buka draf siswa (Buka). Isinya nilai per mapel (nilai akhir, predikat, rincian komponen), rata-rata, rekap absensi (Hadir, Izin, Sakit, Alpa), dan Catatan wali kelas. Catatan hanya bisa diubah selama rapor masih draf.
3. Bila ada komponen yang belum terisi, rapor menampilkan peringatannya. Isi nilainya lalu klik Segarkan.
4. Klik Terbitkan lalu konfirmasi. Nilai dan absensi dihitung ulang dari data terbaru lalu dikunci sebagai arsip. Rapor tetap boleh diterbitkan walau ada komponen yang belum terisi; nilai akhir dihitung dari yang sudah terisi.
5. Klik Unduh PDF untuk mencetak. PDF rapor yang belum terbit bertanda BELUM DITERBITKAN.

• Koreksi setelah terbit: klik Tarik terbit dan isi Alasan (wajib; jumlah penarikan dan alasan terakhir tercatat di rapor). Rapor kembali menjadi draf dan nilainya terbuka lagi. Perbaiki nilai, lalu terbitkan ulang.
• Menerbitkan dan menarik terbit butuh izin Akademik sekolah — kelola.
• Rapor yang terbit bisa dilihat wali di portal. Peringkat dan kenaikan kelas otomatis dari rapor belum tersedia.

Lewat portal, wali melihat tagihan, absensi, dan rapor yang sudah terbit milik anaknya. Wali hanya membaca; tidak ada yang bisa dibayar atau diubah di portal.

Mengundang wali (staf dengan izin Siswa (Sekolah) — kelola), dari detail siswa pada bagian Portal wali:

1. Klik Undang wali, pilih Wali, dan isi email tujuan. Bila dikosongkan, dipakai email kontak wali; bila kontak itu belum punya email, isi alamatnya.
2. Klik Kirim undangan. Wali menerima email berisi tautan yang berlaku 7 hari dan hanya bisa dipakai sekali.
3. Wali perlu punya akun Akuntanzi dengan email yang SAMA dan sudah terverifikasi, lalu menerima undangan itu. Statusnya berubah dari Diundang menjadi Aktif.

• Status tautan: Diundang, Aktif, atau Dicabut. Kirim ulang membuat tautan baru dan mematikan yang lama. Cabut membuat wali kehilangan akses seketika dan semua sesi portalnya berakhir; wali bisa diundang lagi nanti.
• Satu tautan per kontak wali. Wali dengan beberapa anak melihat semuanya.
• Wali melihat daftar anak (nama, NIS, status, rombel), tagihan (belum lunas dan lunas), riwayat pembayaran, struk tagihan dan bukti cicilan, rekap kehadiran per term, dan rapor yang sudah terbit beserta PDF-nya. Hanya data anaknya sendiri.
• Pembayaran online lewat portal belum tersedia.
• Semua akses wali tercatat di Log Akses Siswa. Portal tetap bisa dibaca bila langganan modul habis, selama perusahaan pernah berlangganan.
• Sesi portal terpisah dari sesi staf: wali tidak bisa membuka menu perusahaan.

• Penjadwal otomatis: tagihan dan denda hanya dibuat lewat tombol, satu proses paling banyak 1.000 tagihan.
• Koreksi langsung untuk tagihan yang sudah terbayar (koreksi lewat jurnal penyesuaian).
• Kenaikan kelas otomatis dari rapor, dan peringkat.
• Riwayat versi nilai (hanya rapor yang diterbitkan diarsipkan).
• Pembayaran online dari portal wali.
• Tagihan asrama atau makan yang terpisah untuk pesantren: mukim hanya penanda dan penentu tarif, sedangkan biaya lainnya memakai jenis biaya biasa.
• PPN pada tagihan sekolah.