Waralaba

Di Akuntanzi, franchisor dan mitra adalah dua perusahaan yang terpisah dengan pembukuan masing-masing. Mitra bukan cabang franchisor. Karena itu ada satu prinsip penting: tidak ada pihak yang pernah menulis ke pembukuan pihak lain. Franchisor mencatat tagihannya di bukunya sendiri, lalu mitra mencatat tagihan yang sama di bukunya sendiri. Yang dibagikan hanya tautan antara kedua pihak dan angka dokumen bersama.

Siapa boleh apa. Lewat izin staf di menu Anggota ada dua izin: Waralaba — lihat (membaca semua data waralaba) dan Waralaba — kelola (menerbitkan tagihan, memesan, menyetujui, mengirim, dan sebagainya). Namun seluruh tindakan terhadap hubungan itu sendiri (mengundang, menerima undangan, menangguhkan, mengakhiri, memberi persetujuan data, mengusulkan atau menyetujui perpanjangan) hanya boleh dilakukan pemilik perusahaan.

Fitur khusus franchisor (mengundang, mengubah dan mengirim ulang undangan, menangguhkan, mengaktifkan lagi, menerbitkan tagihan, katalog grosir, paket menu) memerlukan paket langganan perusahaan franchisor yang mencakup modul waralaba. Mitra tidak memerlukan paket tambahan untuk menerima undangan dan mencatat tagihan; menu yang diimpor dari franchisor memerlukan paket F&B milik mitra sendiri.

Persiapan awal. Menu Waralaba berada di grup Waralaba pada menu samping (Hubungan waralaba). Sebelum mulai menagih, kedua pihak sebaiknya mengisi data standar sekali per perusahaan:

1. Buka Waralaba, klik Isi standar waralaba. Anda butuh izin Kelola akun.
2. Sistem membuat yang belum ada: item jasa Royalti Waralaba dan Biaya Pemasaran Waralaba, item aset Hak Waralaba (untuk mitra), serta kategori katalog Pendapatan Franchise Diterima di Muka dan Pendapatan Franchise Fee (untuk franchisor). Akun penjualan, beban, dan amortisasinya dipasang dari akun bawaan.
3. Muncul pesan jumlah item dan akun yang dibuat atau dilewati. Tombol ini aman diklik berulang kali dan tidak menimpa yang sudah Anda ubah sendiri.

Mengundang mitra (franchisor, pemilik perusahaan).

1. Buka Waralaba, klik Undang mitra.
2. Isi Nama mitra dan Email pemilik mitra. Undangan dikirim ke email pemilik company mitra, dan hanya pemilik dengan email itu yang bisa menerimanya. Isi Mulai kontrak dan Akhir kontrak bila sudah ada (opsional, tetapi dibutuhkan untuk franchise fee).
3. Klik Kirim undangan. Muncul pesan Undangan dikirim. Sistem membuat kontak Pelanggan untuk mitra di buku franchisor.
4. Undangan berlaku 7 hari. Selama belum diterima Anda bisa memakai Ubah undangan (nama, email, tanggal kontrak), Kirim ulang (membuat tautan baru, tautan lama tidak berlaku), atau Batalkan undangan.

Menerima undangan (mitra, pemilik perusahaan mitra).

1. Buka tautan dari email. Masuk dengan akun yang emailnya sama dengan email undangan. Email itu harus sudah terverifikasi; bila belum, halaman menawarkan Verifikasi email.
2. Di halaman Undangan waralaba, pilih Company mitra: salah satu company yang Anda miliki. Hanya pemilik yang bisa menerima. Bila belum punya company, buat dulu lewat Buat company.
3. Klik Terima undangan. Muncul Undangan diterima. Pilih company mitra tersebut, lalu buka menu Waralaba. Sistem membuat kontak Vendor untuk franchisor di buku mitra.

Daftar dan detail hubungan. Waralaba menampilkan Pihak lawan, Sisi (Franchisor atau Mitra), Status, Kontrak, dan Fase kontrak, dengan filter sisi dan status. Klik Detail untuk melihat kontak, tanggal kontrak, dan semua kartu di bawah.

Tangguhkan, Aktifkan, dan Akhiri hubungan ada di tombol aksi pada halaman detail. Mengakhiri hubungan boleh dilakukan pemilik kedua pihak; Anda bisa mengisi Catatan (maksimal 225 karakter). Mengakhiri tidak menghapus apa pun dan tidak diblokir oleh saldo yang masih ada.

Masa kontrak. Tanggal kontrak diisi saat mengundang. Kolom Fase kontrak membacanya: Tanpa tanggal kontrak, Belum mulai, Berjalan, atau Lewat masa kontrak. Pesanan baru ditolak bila kontrak belum mulai atau sudah lewat.

• Pengingat: kartu Masa kontrak menampilkan Kontrak segera berakhir sampai 60 hari sebelum akhir kontrak, lalu Masa tenggang sesudahnya. Di dasbor muncul pengingat bagi pemilik dan pemegang izin waralaba.
• Penutupan otomatis: hubungan ditutup otomatis 30 hari setelah akhir kontrak (alasan: Kontrak berakhir). Selama masa tenggang itu tagihan masih boleh dibuat. Hubungan tanpa tanggal akhir kontrak tidak pernah ditutup otomatis. Dokumen dan jadwal pengakuan franchise fee tidak disentuh.
• Perpanjangan: franchisor memakai Usul perpanjangan dan mengisi Akhir kontrak baru (harus lebih lambat dari akhir kontrak saat ini, dan tidak di masa lalu), lalu Kirim usulan. Hanya satu usulan boleh menunggu. Pemilik mitra melihat usulannya di kartu Masa kontrak dan memilih Setujui atau Tolak. Franchisor dapat Batalkan usulan selama belum diputuskan. Setelah disetujui, jadwal franchise fee yang sudah dibuat tidak berubah.

Secara bawaan franchisor tidak melihat data penjualan mitra sama sekali. Mitra yang memutuskan lewat kartu Persetujuan data pada halaman detail hubungan. Saat ini satu cakupan tersedia: Ringkasan penjualan, yaitu total penjualan per periode tanpa rincian transaksi atau pelanggan.

1. Mitra membuka Waralaba > Detail pada hubungan dengan franchisor.
2. Di kartu Persetujuan data, nyalakan Ringkasan penjualan. Hanya pemilik mitra yang bisa mengubahnya, dan hanya selama hubungan berjalan (Aktif atau Ditangguhkan).
3. Untuk menarik persetujuan, matikan kembali kapan saja.

Tagihan dikelola di halaman detail hubungan, kartu Tagihan ke mitra (franchisor) atau Tagihan dari franchisor (mitra). Tagihan dibukukan ke cabang yang sedang aktif, jadi pilih cabang dulu; bila belum, muncul pemberitahuan Pilih cabang dulu.

Menerbitkan tagihan (franchisor, izin Waralaba — kelola).

1. Buka Detail hubungan, klik Buat tagihan.
2. Pilih Jenis: Royalti, Biaya pemasaran, atau Franchise fee.
3. Isi Jumlah (DPP), yaitu jumlah sebelum PPN. Isi Tanggal.
4. Untuk Royalti dan Biaya pemasaran, Masa tagihan, Dasar hitung, dan Persen bersifat keterangan saja. Sistem tidak menghitung dari kolom itu; jumlah yang tertagih adalah isian Jumlah (DPP).
5. Pilih Metode pembayaran bertipe piutang, Kode PPN (bila dikenakan), dan Pajak dipotong (bila mitra memotong PPh 23). Isi Jatuh tempo dan Keterangan bila perlu.
6. Klik Terbitkan. Muncul Tagihan diterbitkan.

Franchise fee diakui bertahap. Jadwal berjalan bulanan mulai tanggal yang lebih akhir antara awal kontrak dan tanggal tagihan, sampai akhir kontrak, minimal dua periode. Contoh: franchise fee Rp120.000.000 dengan kontrak 12 bulan diakui Rp10.000.000 per bulan. Jadwal diposting otomatis oleh sistem. Bagian bulan terakhir yang tidak penuh tidak dibuatkan periode tersendiri.

Mitra mencatat tagihan.

1. Di Detail hubungan, kartu Tagihan dari franchisor, klik Catat pada tagihan yang belum dicatat (status Belum dicatat).
2. Isi Tanggal (kosong berarti tanggal tagihan), Metode pembayaran bertipe utang, dan Kode PPN serta Pajak dipotong. Tarifnya harus sama dengan tagihan; petunjuk di dialog menyebut tarif yang berlaku.
3. Klik Catat. Muncul Tagihan dicatat. Royalti dan biaya pemasaran dicatat sebagai pembelian jasa; franchise fee dicatat sebagai pembelian aset Hak Waralaba yang diamortisasi sepanjang sisa kontrak.

Dokumen tagihan di sisi franchisor terkunci dari ubah dan hapus di menu Dokumen. Dokumen pencatatan di sisi mitra adalah dokumen biasa dalam pembukuan mitra sendiri. Bila mitra menghapusnya, tagihan kembali berstatus Belum dicatat.

Membatalkan tagihan (franchisor, tombol Batalkan tagihan). Hanya bisa bila mitra belum mencatatnya (atau dokumennya sudah dihapus), belum ada nota kredit atau pelunasan, dan jadwal fee belum punya periode yang terposting. Anda mengisi alasan.

Nota kredit. Dipakai bila tagihan royalti atau biaya pemasaran perlu dikurangi.

1. Franchisor membuka tagihan yang sudah dicatat mitra, klik Nota kredit.
2. Isi Jumlah (DPP), tidak boleh melebihi sisa yang masih bisa dikreditkan (ditampilkan di dialog), isi Alasan dan Tanggal (kosong berarti hari ini), lalu Buat nota kredit.
3. Mitra melihat nota kredit itu di tagihannya dan klik Catat nota kredit. Nota kredit dicatat sebagai retur pembelian atas tagihan yang sudah dicatat mitra.

Mengakhiri hubungan yang masih punya franchise fee. Bila franchisor mengakhiri hubungan, muncul pilihan Franchise fee yang masih ditangguhkan: Akui sisanya sekarang (bawaan; seluruh sisa diakui hari itu juga) atau Lanjutkan jadwal pengakuan. Bila mitra yang mengakhiri, pembukuan franchisor tidak disentuh; franchisor menutup jadwalnya sendiri nanti lewat tombol Tutup jadwal fee, yang mengakui sisanya sekarang sebagai pendapatan. Aset Hak Waralaba di sisi mitra tidak ikut berubah; mitra melepasnya lewat alur pelepasan aset seperti biasa.

Franchisor dapat menjual bahan baku langsung ke mitra. Pesanan, pengiriman, dan penerimaan dicatat di buku masing-masing pihak. Biaya (harga pokok) franchisor tidak pernah terlihat oleh mitra; mitra hanya melihat harga jual, batch, dan tanggal kedaluwarsa.

Langkah persiapan franchisor.

1. Tandai cabang pemasok: di F&B > Pengaturan F&B kartu Outlet, nyalakan Pemasok waralaba pada cabang yang boleh memasok mitra.
2. Buka Waralaba > Katalog grosir, klik Tambah barang. Pilih Barang (hanya barang Persediaan), isi Harga per satuan dasar sebelum PPN, Minimal pesan (kosong berarti tanpa minimal), Kode PPN, dan Status. Barang berstatus Nonaktif tidak bisa dipesan.
3. Di Detail hubungan > Pasokan bahan, kartu Harga khusus untuk mitra ini, isi Harga khusus bila mitra tertentu mendapat harga lain. Harga khusus menang atas Harga umum; kosongkan untuk memakai harga umum. Klik Simpan harga.
4. Pemilik franchisor dapat mengisi Batas hari retur di kartu Batas retur (1 sampai 3650 hari sejak pengiriman, kosong berarti tanpa batas).

Langkah persiapan mitra.

1. Buka Detail hubungan > Pasokan bahan. Kartu Katalog franchisor menampilkan barang, harga (harga khusus bertanda harga khusus), Ketersediaan (Tersedia atau Habis, jumlah stok tidak ditampilkan), dan kolom Bahan di buku Anda.
2. Untuk tiap barang, klik Ganti bahan atau Pilih bahan Persediaan lalu pilih bahan di katalog Anda sendiri. Satuan dasar kedua bahan harus sama (dibandingkan dari kodenya, misalnya g atau kg).
3. Klik Simpan peta. Barang yang berstatus Belum dipetakan tidak bisa dipesan.

Alur satu pesanan.

1. Mitra: klik Pesanan baru, isi jumlah tiap barang (perhatikan Minimal pesan) dan Catatan, lalu Simpan draf atau Ajukan. Setelah diajukan, isi pesanan tidak bisa diubah. Mitra masih bisa Batalkan pesanan selama Draf atau Diajukan.
2. Franchisor: buka pesanan berstatus Diajukan, klik Setujui. Pilih Cabang pemasok dan kurangi jumlah bila stok kurang (jumlah 0 di semua baris ditolak). Harga dan tarif PPN terkunci pada saat disetujui. Atau klik Tolak dengan alasan.
3. Franchisor: klik Kirim. Pilih Metode pembayaran bertipe piutang, Tanggal, Jatuh tempo, dan isi jumlah yang dikirim (maksimal sisa yang disetujui). Stok keluar dari cabang pemasok dan penjualan ke mitra dibukukan. Sebelum mitra menerima, pengiriman bisa dibatalkan lewat Batalkan pengiriman.
4. Mitra: pada pengiriman, klik Terima. Pilih Metode pembayaran bertipe utang, isi jumlah yang diterima, dan pilih Kode PPN dengan tarif yang sama seperti pengiriman (tarif berbeda ditolak). Stok masuk ke cabang mitra dengan batch dan kedaluwarsa dari pengiriman, dan pembelian dibukukan. Penerimaan sebagian diperbolehkan. Penerimaan dapat dibatalkan lewat Batalkan penerimaan, tetapi gagal bila stoknya sudah terpakai.
5. Pesanan otomatis berstatus Selesai bila semua baris yang disetujui sudah dikirim dan diterima seluruhnya. Mitra dapat memakai Tutup pesanan bila sisa yang belum dikirim dianggap batal.

Contoh. Mitra memesan 50 kg tepung dengan harga umum Rp12.000 per kg dan PPN 11%. Harga pokok franchisor Rp9.000 per kg. DPP = 50 x 12.000 = Rp600.000, PPN = Rp66.000, total tagihan = Rp666.000. Di buku franchisor, harga pokok yang keluar adalah Rp450.000 (50 x 9.000); mitra tidak melihat angka itu.

Retur ke franchisor (empat langkah).

1. Mitra: di kartu Retur klik Minta retur. Pilih Penerimaan asal, jumlah per barang (batasnya terlihat pada dapat diretur), dan Alasan retur: Rusak, Barang salah, Kedaluwarsa, atau Lainnya, beserta catatan. Retur hanya diterima dalam batas hari retur sejak pengiriman. Mitra bisa Batalkan sebelum dikirim.
2. Franchisor: Setujui atau Tolak. Menolak melepas jumlah yang sudah dicadangkan.
3. Mitra: klik Kirim retur. Barang keluar dari stok mitra dan retur pembelian dibukukan.
4. Franchisor: klik Terima dan masuk stok (barang kembali ke stok cabang dan penjualan dikoreksi) atau Terima tanpa stok (barang rusak atau tidak layak; dibukukan sebagai penyesuaian).

Paket menu membagikan sekumpulan menu beserta resep dan aturan harganya dari franchisor ke mitra, per versi terbit. Mitra mengimpornya menjadi menunya sendiri. Fitur ini berbasis menu beresep F&B; menu kemasan (tanpa resep) belum bisa masuk paket.

Franchisor menyusun paket.

1. Buka Waralaba > Paket menu, klik Paket baru, isi Nama paket dan Keterangan.
2. Buka paket, klik Buat draf. Draf bisa diubah bebas.
3. Klik Tambah menu, pilih menu beresep aktif, dan tentukan Aturan harga untuk mitra: Bebas (mitra menentukan sendiri, harga saran opsional), Rentang (bebas di antara Harga minimum dan Harga maksimum), atau Tetap (mitra wajib memakai harga ini).
4. Menu mengambil salinan resep dan grup Tambahan Menu (modifier) saat ditambahkan. Bila menu sumber berubah, klik Segarkan.
5. Klik Terbitkan, isi Catatan versi. Semua bahan resep (dan bahan tambahan menu) harus ada di katalog grosir yang aktif, agar mitra bisa memetakannya. Versi terbit terkunci dan langsung terlihat oleh mitra yang menerima paket.
6. Klik Atur mitra dan pilih mitra aktif yang boleh melihat dan mengimpor paket. Kartu Pemakaian oleh mitra menunjukkan versi yang dipakai tiap mitra (Terkunci paket atau Dilepas).

Perubahan berikutnya dibuat dari draf baru (Draf dari versi terbit) lalu diterbitkan sebagai versi baru. Paket bisa Dinonaktifkan (mitra baru tidak bisa mengimpor; menu yang sudah diimpor tetap berjalan) dan baru bisa Dihapus bila tidak ada menu mitra aktif yang memakainya.

Mitra mengimpor.

1. Buka Detail hubungan, klik Menu dari franchisor. Anda butuh izin Waralaba — kelola dan F&B — kelola, dan hubungan harus aktif.
2. Pastikan bahan resepnya sudah dipetakan lewat Pasokan bahan. Bahan yang belum dipetakan tertulis Bahan belum dipetakan, dan impor ditolak.
3. Klik Impor pada menu yang diinginkan. Isi Harga jual (harus sesuai aturan harga paket), Kategori saya (ada saran franchisor), Kode pajak, dan Satuan dasar bila diminta.
4. Menu dan resepnya dibuat di daftar menu Anda dan dikunci mengikuti paket.

Buka Detail hubungan > Penjualan mitra. Halaman memuat Penjualan bersih per bulan: Penjualan, Retur, Bersih, dan jumlah Dokumen, dengan baris Total.

• Penjualan bersih adalah penjualan dikurangi retur dari buku mitra, sebelum pajak, semua cabang mitra. Penjualan aset dan perlengkapan kantor tidak dihitung.
• Mitra selalu melihat angkanya sendiri. Franchisor hanya melihatnya bila mitra memberi persetujuan Ringkasan penjualan; persetujuan diperiksa pada setiap permintaan. Tanpa persetujuan tampil Mitra belum memberi persetujuan.
• Angka dibaca dari dokumen, bukan jurnal manual. Retur dihitung pada tanggal dokumen returnya, bukan tanggal penjualan aslinya.

Saran royalti (hanya franchisor, dengan persetujuan mitra). Pilih Bulan dan Tarif royalti (%), lalu klik Buat saran. Sistem menampilkan dasar (penjualan bersih bulan itu), tarif, dan jumlah (dasar x persen, tidak negatif). Bila bulan belum penuh muncul peringatan bahwa angkanya bisa berubah.

Hubungan yang Berakhir tetap bisa dibaca oleh kedua pihak: daftar dan detail hubungan, tagihan, pesanan, pengiriman, penerimaan, retur, dan ringkasan penjualan (tunduk pada persetujuan mitra). Menu Waralaba tetap tampil selama masih ada riwayat. Franchisor tetap bisa membaca selama perusahaannya pernah memiliki modul waralaba.

• Tindakan baru ditolak: pesanan, retur, impor menu, usulan perpanjangan, dan tagihan baru dari franchisor.
• Mitra masih boleh mencatat tagihan dan nota kredit yang sudah diterbitkan sebelum hubungan berakhir.
• Franchisor masih bisa menutup jadwal franchise fee dengan Tutup jadwal fee.
• Mengaktifkan kembali hubungan yang sudah berakhir tidak bisa; undang ulang mitra bila ingin bekerja sama lagi.
• Perusahaan yang masih punya hubungan Aktif atau Ditangguhkan tidak bisa dihapus.

Untuk menu, resep, dan cabang pemasok, lihat panduan F&B. Untuk satuan dan stok bahan, lihat panduan Stok. Untuk PPN dan PPh 23, lihat panduan Pajak.

• Panduan F&B
• Panduan Stok
• Panduan Pajak