Akuntanzi

Penggajian

Halaman ini membahas modul Penggajian dari awal sampai akhir: menyiapkan tarif dan karyawan, memproses gaji tiap bulan, membayarnya, mencetak slip, sampai menutup tahun pajak. Nama karyawan dan angka pada contoh adalah karangan.

1. Cara kerja Penggajian

Penggajian menghitung gaji semua karyawan satu cabang untuk satu bulan: pendapatan, iuran BPJS, PPh 21, potongan, dan cicilan kasbon. Hasilnya dicatat sebagai satu jurnal saat diposting. Pembayaran gaji dicatat terpisah, bisa bertahap, dan slip gaji bisa dicetak per karyawan.

  • Menu ada di grup Penggajian: Penggajian (daftar proses gaji), Karyawan, Komponen Gaji, Kasbon, PPh 21 tahunan, Saldo awal pajak, dan Pengaturan Penggajian. Log Akses Penggajian hanya tampil untuk pemilik.
  • Izin staf: Penggajian — lihat (hanya membaca) dan Penggajian — kelola (membaca dan menulis). Isi standar penggajian dan penyimpanan pemetaan akun memerlukan izin Akun & kategori akun. Pemilik selalu punya semuanya.
  • Modul ini tersedia di semua paket. Menulis butuh langganan aktif; data yang sudah ada tetap bisa dibaca setelah langganan berakhir.
  • Gaji, NIK, NPWP, dan rekening karyawan hanya terlihat oleh pemegang izin Penggajian. Kontak karyawan tetap muncul di daftar Kontak, tetapi tanpa data gaji. NIK dan NPWP ditampilkan disamarkan sampai Anda menekan Tampilkan.
  • Satu proses gaji milik satu cabang. Untuk membuat atau mengubahnya, pilih cabang aktif yang sama lebih dulu.
  1. Sekali di awal: isi Pengaturan Penggajian, lengkapi pemetaan akun, siapkan Komponen Gaji, dan daftarkan Karyawan.
  2. Tiap bulan: buat Penggajian baru, isi nilai variabel (misalnya lembur), Hitung, periksa, lalu Posting.
  3. Bayar gaji (boleh bertahap) dan cetak slip.
  4. Bila ada THR atau bonus, buat proses gaji terpisah untuk itu. Di akhir tahun, rekap PPh 21 tahunan menunjukkan hasilnya.
Jenis dokumen Penggajian sudah tidak dipakai
Gaji tidak lagi dicatat lewat Transaksi > Dokumen dengan jenis Penggajian. Semua gaji dicatat lewat menu Penggajian, karena satu proses gaji menghasilkan satu jurnal berkaki banyak (beban, utang gaji, utang PPh 21, utang BPJS, dan kasbon).

2. Pengaturan Penggajian

Buka Penggajian > Pengaturan Penggajian. Selama pengaturan belum disimpan, muncul pesan Pengaturan penggajian belum diisi dan proses gaji ditolak. Halaman punya dua tab: Tarif dan pajak, dan Pemetaan akun.

Periksa tarif sendiri
Tarif BPJS dan batas upah berubah dari tahun ke tahun (batas upah JP, misalnya, naik tiap Maret). Akuntanzi hanya menyarankan nilai awal, ditandai Nilai saran, belum berlaku sampai disimpan. Cocokkan dengan aturan terbaru atau tanya akuntan Anda sebelum menyimpan. Bila pengaturan tidak diubah lebih dari 12 bulan, muncul peringatan Periksa tarif BPJS Anda.

Tab Tarif dan pajak berisi:

  • Iuran BPJS untuk BPJS Kesehatan, Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun (JP), serta Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Kematian (JKM): tarif Perusahaan (%), tarif Karyawan (%), dan Batas upah (Rp). Batas upah kosong berarti tanpa batas; upah di atas batas tidak dikenai iuran.
  • Tingkat risiko JKK: memilih tingkat mengisi tarif standarnya, dan tarif masih bisa diubah. Tarif JKM diisi sendiri.
  • Pembulatan iuran: Pembulatan terdekat, Ke bawah, atau Ke atas, ke rupiah.
  • Pajak penghasilan (PPh 21): Biaya jabatan (%) dan Batas biaya jabatan per bulan (Rp).
  • Premi BPJS perusahaan masuk bruto pajak: bila menyala, premi Kesehatan, JKK, dan JKM yang ditanggung perusahaan dihitung sebagai penghasilan kena pajak karyawan, sesuai aturan.
  • Tambah 20% bila tanpa NPWP: PPh 21 dinaikkan 20% untuk karyawan yang NPWP dan NIK-nya sama-sama kosong. Bila NIK terisi, NIK dianggap NPWP.
  • Prorata gaji karyawan masuk/keluar: dijelaskan di bagian Prorata.

BPJS Kesehatan

Perusahaan
4%
Karyawan
1%
Batas upah
Rp12.000.000

JHT

Perusahaan
3,7%
Karyawan
2%
Batas upah
Tanpa batas

JP

Perusahaan
2%
Karyawan
1%
Batas upah
Sekitar Rp10,5 juta (naik tiap Maret)

JKK (tingkat risiko 1)

Perusahaan
0,24%
Karyawan
-
Batas upah
Tanpa batas

JKM

Perusahaan
0,30%
Karyawan
-
Batas upah
Tanpa batas

Biaya jabatan saran: 5%, maksimal Rp500.000 per bulan. Simpan dengan tombol Simpan pengaturan. Perubahan berlaku untuk proses gaji berikutnya; penggajian yang sudah diposting tidak berubah.

Tab Pemetaan akun menentukan ke kategori mana tiap bagian gaji dicatat. Ada 13 Peran: Utang gaji, Utang PPh 21, Utang dan Beban untuk tiap program BPJS (Kesehatan, JHT, JP, JKK, JKM), dan Piutang karyawan (kasbon). Tiap peran dipetakan ke Kategori dari katalog, bukan ke akun mentah. Kolom Status menandai Lengkap atau Belum diisi; proses gaji ditolak bila ada peran yang belum diisi. Hanya pengelola akun yang bisa mengubah pemetaan.

Isi standar penggajian
Klik Isi standar penggajian (izin Akun & kategori akun) untuk membuat kategori, akun Utang Gaji dan Utang BPJS, komponen gaji dasar, dan pemetaan sekaligus. Aman diulang: yang sudah ada tidak digandakan, dan yang tidak bisa dibuat dilaporkan sebagai item dilewati. Perusahaan yang dibuat sebelum fitur ini ada perlu menekannya sekali; penambahan komponen THR dan Bonus juga lewat tombol ini.

3. Komponen gaji

Komponen gaji adalah bagian-bagian yang membentuk gaji. Buka Penggajian > Komponen Gaji, lalu Tambah. Isi Kode, Nama, Jenis, Sifat, dan Kategori. Kolom lain: Kena pajak, Dasar BPJS, dan Urutan.

IsianArtinya
Jenis: Pendapatan atau PotonganPendapatan menambah gaji (kategorinya Beban). Potongan mengurangi gaji (kategorinya Utang atau Piutang).
Sifat: Tetap atau VariabelTetap: nilainya diatur per karyawan dan ikut otomatis tiap bulan. Variabel: nilainya diisi tiap proses gaji (misalnya lembur).
Kena pajakPendapatan ini masuk penghasilan yang dikenai PPh 21.
Dasar BPJSPendapatan ini masuk dasar upah untuk iuran BPJS (hanya untuk Pendapatan).

Gaji Pokok

Jenis
Pendapatan
Sifat
Tetap

Tunjangan Tetap

Jenis
Pendapatan
Sifat
Tetap

Tunjangan Transport/Makan

Jenis
Pendapatan
Sifat
Tetap

Lembur

Jenis
Pendapatan
Sifat
Variabel

THR

Jenis
Pendapatan
Sifat
Variabel

Bonus

Jenis
Pendapatan
Sifat
Variabel

Potongan Lain

Jenis
Potongan
Sifat
Variabel
  • Jenis dan sifat tidak bisa diubah setelah komponen dipakai penggajian. Nonaktifkan komponen itu lalu buat yang baru.
  • Komponen yang sudah dipakai tidak bisa dihapus; nonaktifkan saja. Komponen nonaktif tidak ikut dihitung.
  • Komponen THR dan Bonus ada di isi standar dan dipakai untuk proses gaji THR dan bonus.

4. Data karyawan

Buka Penggajian > Karyawan, lalu klik tombol tambah. Isi formulir Karyawan Baru:

  1. Kontak karyawan: pilih Kontak yang sudah ada (harus berperan Karyawan) atau Kontak baru, yang otomatis berperan Karyawan.
  2. Data kerja: Cabang (menentukan di proses gaji cabang mana ia diproses), No. karyawan, Jabatan, dan Tanggal masuk.
  3. Pajak: NIK (16 digit) dan NPWP (15 atau 16 digit; titik dan strip diabaikan). Status PTKP wajib diisi sebelum gaji bisa dihitung, karena menentukan PTKP dan kategori tarif PPh 21.
  4. Rekening: Nama bank, No. rekening, dan Atas nama. Dipakai di slip gaji (nomor disamarkan).
  5. BPJS: nomor BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, lalu kepesertaan Ikut BPJS Kesehatan, Ikut JHT, Ikut JP, dan Ikut JKK dan JKM. Hanya program yang diikuti yang dihitung iurannya. Isi Upah dasar BPJS khusus hanya bila upah dasar karyawan itu berbeda dari komponen bertanda Dasar BPJS.
  6. Simpan, lalu di halaman detail klik Atur komponen untuk mengisi nilai komponen tetap.

Di Atur komponen, isi nilai tiap komponen tetap dan tanggal Berlaku mulai. Tanggal yang sama memperbarui nilai; tanggal baru menambah riwayat dan nilai lama tetap tercatat. Isi 0 untuk menghentikan komponen mulai tanggal itu. Nilai yang berlaku untuk suatu bulan adalah yang berlaku sejak tanggal terbaru sebelum akhir bulan itu. Riwayat perubahan tampil di detail karyawan.

  • Status karyawan Aktif atau Keluar. Karyawan Keluar wajib punya Tanggal keluar; karyawan Aktif tidak boleh punya.
  • Karyawan ikut proses gaji bulan tertentu bila sudah masuk pada akhir bulan itu dan belum keluar sebelum awal bulan itu.
  • Karyawan yang sudah punya proses gaji atau kasbon tidak bisa dihapus; ubah statusnya menjadi Keluar. Kontak yang punya profil karyawan juga tidak bisa dihapus, dan peran Karyawan-nya tidak bisa dilepas.
  • Karyawan tanpa NPWP dan tanpa NIK dikenai tambahan 20% PPh 21 bila opsinya menyala di pengaturan.

5. Proses gaji bulanan

Buka Penggajian > Penggajian. Daftar menampilkan Kode, Periode, Jenis, Cabang, Status, Status bayar, jumlah Karyawan, dan Gaji bersih. Status proses: Draf, Dihitung, Diposting, dan Dibatalkan.

  1. Klik Penggajian baru. Pilih Jenis (Reguler untuk gaji bulanan), Periode (bulan), dan Catatan bila perlu, lalu Buat. Semua karyawan aktif cabang itu yang berlaku pada bulan itu otomatis ikut.
  2. Buka tab Nilai variabel bila ada komponen variabel, misalnya Lembur atau Potongan Lain. Isi nilainya per karyawan, atau centang Kecualikan untuk mengeluarkan karyawan dari proses ini. Klik Simpan nilai: gaji langsung dihitung ulang.
  3. Klik Hitung (atau Hitung ulang). Kartu ringkasan menampilkan Pendapatan bruto, BPJS karyawan, BPJS perusahaan, PPh 21, Potongan dan kasbon, dan Gaji bersih. Klik Rincian di baris karyawan untuk melihat perhitungannya.
  4. Bila ada panel merah Perlu diperbaiki, selesaikan dulu lewat tautan Perbaiki. Penyebab umum: pengaturan belum diisi, pemetaan akun belum lengkap, status PTKP karyawan belum diisi, atau gaji bersih negatif.
  5. Periksa lalu klik Posting. Jurnal gaji dicatat di akhir periode dan angkanya dikunci. Cicilan kasbon yang dipotong ditandai terbayar.
Bagian gaji bersihCara dihitung
PendapatanKomponen tetap yang berlaku di akhir periode, ditambah nilai variabel yang diisi.
BPJS karyawanTarif karyawan dikali upah dasar (dibatasi Batas upah), hanya untuk program yang diikuti.
PPh 21Bulan biasa: tarif efektif rata-rata (TER) atas penghasilan kena pajak, termasuk premi BPJS perusahaan bila opsinya menyala. Desember dan bulan keluar: dihitung setahun penuh, lihat bagian PPh 21 tahunan.
Potongan dan kasbonKomponen potongan, ditambah cicilan kasbon yang jatuh tempo bulan itu.
Gaji bersihPendapatan, dikurangi BPJS karyawan, potongan, cicilan kasbon, dan PPh 21.
  • Hasil hitung dibekukan: mengubah pengaturan, pemetaan, atau komponen sesudahnya tidak mengubah proses yang sudah dihitung. Klik Hitung ulang untuk memakai nilai baru, selama belum diposting. Karyawan yang baru masuk ikut ditambahkan saat Hitung ulang.
  • Satu proses hidup per cabang, jenis, dan bulan. Bila perlu mengulang, Hapus proses yang belum diposting (beserta isian variabelnya), atau Batalkan yang sudah diposting, lalu buat baru.
  • Posting ditolak bila periode sudah ditutup. Bila cabang aktif Anda berbeda dari cabang proses, muncul pesan Cabang aktif berbeda; pindah ke cabang itu dulu.
  • Batalkan (void) membalik jurnal dan mengembalikan cicilan kasbon ke belum terpotong. Isi Alasan pembatalan. Proses yang dibatalkan tidak bisa dihidupkan lagi; buat proses baru untuk bulan itu. Pembatalan ditolak bila masih ada pembayaran gaji yang berlaku (Batalkan dulu pembayaran gaji yang masih berlaku), bila periodenya sudah ditutup, atau bila ada proses lain di bulan itu yang diposting sesudahnya (misalnya THR).
  • Tiap pembukaan proses gaji, pencetakan slip, dan perubahan pengaturan dicatat di Log Akses Penggajian (hanya pemilik yang melihatnya).

6. Kasbon karyawan

Buka Penggajian > Kasbon, lalu klik Pinjaman baru. Pilih cabang aktif lebih dulu, karena pencairan dicatat sebagai Kas Keluar di satu cabang.

  1. Pilih Karyawan, isi Tanggal pinjaman, Pokok, Jumlah cicilan (1 sampai 60), dan Cicilan pertama (bulan).
  2. Pilih Dibayar dari (metode pembayaran bertipe Kas yang aktif). Tertera Perkiraan cicilan per bulan.
  3. Klik Buat pinjaman. Sistem mencatat Kas Keluar kategori Pinjaman Karyawan dan membagi cicilan sama rata; cicilan terakhir menyerap sisa pembulatan.
  • Cicilan dipotong otomatis di proses gaji Reguler pada bulan jatuh tempo, dan cicilan yang terlewat ikut terpotong sebagai susulan. Proses THR dan bonus tidak memotong kasbon.
  • Kolom Terbayar dan Sisa dihitung dari cicilan yang sudah diposting. Detail kasbon menampilkan Jadwal cicilan dengan Bulan jatuh tempo, Jumlah, dan tautan ke proses gaji yang memotongnya.
  • Tutup pinjaman menghentikan cicilan yang belum terpotong (alasan boleh diisi) dan tidak bisa dibuka lagi. Ditolak bila ada proses gaji yang sudah menghitung cicilannya; hitung ulang atau hapus proses itu dulu.
  • Membatalkan proses gaji yang sudah memotong cicilan mengembalikan cicilan itu ke belum terpotong.
  • Dokumen Kas Keluar pencairan kasbon terkunci dan tidak bisa diubah atau dihapus dari menu Dokumen.

7. Membayar gaji dan slip gaji

Proses gaji yang sudah Diposting punya tombol Bayar gaji. Gaji yang sudah diposting adalah utang gaji; membayarnya mengurangi utang itu.

  1. Klik Bayar gaji. Isi Tanggal bayar dan Metode pembayaran (bertipe Kas dan aktif). Bila belum ada, muncul pesan Belum ada metode pembayaran bertipe Kas yang aktif.
  2. Pilih Karyawan yang dibayar. Bawaannya semua karyawan yang belum dibayar; Anda boleh memilih sebagian. Total dibayar ditampilkan.
  3. Isi Catatan bila perlu, lalu simpan. Satu pembayaran menghasilkan satu jurnal (utang gaji berkurang, kas berkurang), sehingga satu transfer massal cocok dengan satu baris di rekonsiliasi bank.
  • Pembayaran bisa bertahap: karyawan, metode, dan tanggal boleh berbeda. Tiap karyawan dibayar penuh sebesar gaji bersihnya, tidak dicicil. Kolom Status bayar bergerak dari Belum dibayar, ke Sebagian, ke Lunas, dan kartu Sudah dibayar dan Belum dibayar menunjukkan totalnya.
  • Tanggal bayar tidak boleh sebelum awal periode proses gaji, tidak boleh di masa depan, dan harus di periode yang belum ditutup. Gaji sering dibayar sebelum akhir bulan, jadi tanggal di dalam periode diperbolehkan.
  • Karyawan dengan gaji bersih nol tidak masuk daftar pembayaran.
  • Tab Pembayaran (jumlah) memuat riwayat: Tanggal, metode, total, status Berlaku atau Dibatalkan, pencatat, dan karyawannya. Klik Batalkan, isi Alasan pembatalan, lalu Batalkan pembayaran: jurnalnya dibalik dan karyawan di dalamnya kembali Belum dibayar. Ditolak bila periodenya sudah ditutup atau jurnalnya sudah dicocokkan di rekonsiliasi bank yang selesai.
  • Metode pembayaran yang pernah dipakai membayar gaji tidak bisa dihapus; nonaktifkan saja.

Slip gaji tersedia untuk proses yang sudah Diposting. Klik Slip di baris karyawan untuk satu orang, atau Cetak semua slip untuk semuanya dalam satu PDF.

  • Slip berukuran A4, satu karyawan per halaman. Judulnya SLIP GAJI, SLIP THR, atau SLIP BONUS sesuai jenis proses.
  • Isinya: identitas karyawan, status PTKP, periode, rincian pendapatan, potongan (BPJS per program, PPh 21, potongan lain, cicilan kasbon), gaji bersih, status dan tanggal bayar, serta rekening dengan nomor disamarkan (hanya empat digit terakhir).
  • BPJS yang ditanggung perusahaan ditampilkan sebagai keterangan dan tidak mengurangi gaji. NIK dan NPWP tidak dicetak.
  • Kop slip mengikuti pengaturan struk cabang: nama dan alamat cabang, telepon, catatan kepala dan kaki, serta logo bila diaktifkan di Pengaturan Struk. Tiap slip yang dicetak tercatat di Log Akses Penggajian.

8. THR dan bonus

THR dan bonus diproses sebagai proses gaji tersendiri. Di dialog Penggajian baru, pilih Jenis THR atau Bonus. Isinya hanya nilai variabel: tab Karyawan tidak menampilkan kolom BPJS dan kasbon, dan Rincian tanpa blok BPJS. Bagi setiap karyawan, isi komponen THR atau Bonus di tab Nilai variabel, lalu Hitung dan Posting seperti biasa.

  • THR dan bonus bukan upah BPJS, jadi tidak ada iuran BPJS dan tidak ada cicilan kasbon.
  • Kode proses: PR/... untuk gaji Reguler, THR/... untuk THR, dan BNS/... untuk bonus.
  • Satu proses per cabang, jenis, dan bulan. Karyawan yang sama hanya boleh punya satu proses THR atau bonus yang belum diposting dalam satu bulan.
  • PPh 21 dihitung dengan metode TER selisih: penghasilan kena pajak semua proses karyawan itu di bulan yang sama digabung, tarif TER dikenakan atas gabungannya, lalu dikurangi PPh yang sudah dipotong di proses lain. Rincian menampilkan Dasar pajak run lain bulan ini, Dasar pajak gabungan, PPh TER atas gabungan, dan PPh sudah dipotong run lain.
BulanUrutan yang benar
Bulan biasa (Januari sampai November)Gaji dulu: posting proses gaji Reguler bulan itu, baru hitung THR atau bonus.
Desember, dan bulan keluar karyawanDibalik: posting THR dan bonus dulu, baru gaji Reguler. Gaji Reguler menjadi penyelesaian PPh 21 setahun.

Aturan ini dijaga sistem dan pesannya menyebut nama karyawan dan langkahnya:

  • Bulan biasa: menghitung THR atau bonus sebelum gaji Reguler bulan itu diposting ditolak (Run gaji ... belum diposting — posting dulu sebelum menghitung run THR/bonus). Gaji Reguler yang sudah diposting tidak bisa dihitung ulang atau dibatalkan selama masih ada THR atau bonus bulan itu; batalkan THR atau bonusnya dulu.
  • Desember atau bulan keluar: gaji Reguler hanya bisa dihitung bila THR dan bonus bulan itu sudah diposting atau tidak ada. Sesudah gaji Reguler diposting, THR dan bonus bulan itu tidak bisa ditambahkan lagi; batalkan gaji Reguler bila perlu.
  • Hasil hitung yang basi ditolak saat posting: bila proses lain karyawan itu diposting atau dibatalkan sesudah proses ini dihitung, klik Hitung ulang dulu.
  • Proses yang sudah diposting tidak bisa dibatalkan bila proses lain karyawan itu di bulan yang sama diposting sesudahnya.
PPh THR dan bonus Desember bersifat sementara
Di Desember, PPh 21 THR dan bonus dihitung dengan TER selisih lebih dulu. Angka akhirnya ditentukan oleh gaji Reguler Desember yang menghitung ulang PPh setahun penuh dan menyesuaikannya.

9. PPh 21 tahunan di Desember dan bulan keluar

Pada masa pajak terakhir, PPh 21 tidak lagi dihitung per bulan dengan TER, tetapi dihitung setahun penuh dengan tarif progresif. Ini berlaku untuk gaji Reguler bulan Desember, dan untuk gaji Reguler di bulan Tanggal keluar seorang karyawan (hanya untuk karyawan itu). Satu proses boleh bercampur: sebagian karyawan TER, sebagian tahunan. Rincian menampilkan metode tiap karyawan: TER bulanan, TER selisih, atau Tahunan.

  1. Penghasilan bruto setahun = penghasilan kena pajak semua proses karyawan itu yang sudah diposting di tahun itu (gaji, THR, bonus, di semua cabang), ditambah proses ini.
  2. Dikurangi Biaya jabatan (persentase pengaturan, dengan batas per bulan dikali jumlah bulan bekerja) dan Iuran pensiun (JHT dan JP bagian karyawan setahun). Hasilnya Penghasilan neto.
  3. Dikurangi PTKP sesuai status karyawan, dibulatkan ke ribuan ke bawah. Hasilnya Penghasilan kena pajak (PKP), minimum nol.
  4. PPh 21 setahun dihitung dengan lapisan tarif progresif (ditambah 20% bila tanpa NPWP). PPh bulan ini = PPh setahun dikurangi semua PPh yang sudah dipotong di proses lain tahun itu.
Contoh (karangan)Jumlah
Penghasilan bruto setahunRp120.000.000
Biaya jabatan (5%, maksimal Rp6.000.000)Rp6.000.000
Iuran pensiun (JHT + JP karyawan)Rp2.880.000
Penghasilan netoRp111.120.000
PTKP (TK/0)Rp54.000.000
PKP (dibulatkan ke ribuan ke bawah)Rp57.120.000
PPh 21 setahun (5%)Rp2.856.000
Sudah dipotong di proses lainRp2.400.000
PPh 21 bulan DesemberRp456.000
Kelebihan potong dikembalikan
Bila PPh yang sudah dipotong lebih besar dari PPh setahun, hasilnya negatif dan ditampilkan sebagai Kelebihan PPh dikembalikan (di kartu, tabel, dan Rincian). Nilai itu menambah gaji bersih, bukan menguranginya. Dalam contoh di atas, bila yang sudah dipotong Rp3.100.000, PPh Desember menjadi minus Rp244.000 dan gaji bersih bertambah Rp244.000. Di slip gaji, pengembalian tampil sebagai baris pendapatan Pengembalian kelebihan PPh 21.
  • Bulan bekerja dihitung dari Januari, atau dari bulan Tanggal masuk bila karyawan masuk di tengah tahun, sampai bulan proses. Biaya jabatan dibatasi per bulan bekerja.
  • Status PTKP yang dipakai adalah status pada proses pertama karyawan itu di tahun tersebut.
  • Slip gaji pada masa pajak terakhir memuat blok Perhitungan PPh 21 tahunan: penghasilan setahun, biaya jabatan, iuran pensiun, neto, PTKP, PKP, PPh terutang setahun, dan yang sudah dipotong sebelumnya.
  • Perhitungan tidak disetahunkan: yang dipakai penghasilan nyata sampai proses ini. Karyawan yang baru memakai Akuntanzi di tengah tahun hanya dihitung dari proses yang tercatat di sini; isi bagian tahun sebelumnya lewat Saldo awal pajak.

10. Saldo awal pajak

Pakai Saldo awal pajak bila perusahaan mulai memakai Penggajian Akuntanzi di tengah tahun, misalnya mulai Juli. Gaji Januari sampai Juni tidak ada di proses gaji mana pun, sehingga perhitungan PPh 21 tahunan di Desember terlalu kecil dan bisa menghasilkan pengembalian yang keliru. Saldo awal menambal bagian tahun yang belum tercatat itu.

  1. Buka Penggajian > Saldo awal pajak. Pilih Tahun (bawaannya tahun berjalan), dan bila perlu filter Cabang atau cari nama atau nomor karyawan. Tabel menampilkan karyawan yang aktif pada tahun itu.
  2. Isi per karyawan untuk bagian tahun sebelum memakai Akuntanzi: Sampai bulan (bulan terakhir yang dicakup angka-angka ini, Januari sampai Desember; wajib bila baris diisi dan tidak boleh lewat bulan berjalan), lalu tiga angka: Bruto (penghasilan kena pajak, termasuk premi BPJS yang ditanggung perusahaan bila opsinya masuk bruto pajak), Iuran pensiun (JHT dan JP bagian karyawan), dan PPh 21 dipotong. Catatan boleh diisi, misalnya sumber angkanya.
  3. Klik Simpan. Hanya baris yang berubah yang dikirim; pesan hasil menyebut berapa saldo awal yang diubah dan dihapus. Mengosongkan ketiga angka (dan catatan) menghapus saldo awal; baris yang dihapus tidak perlu bulan.
Contoh (karangan), Sampai bulan: JuniJumlah
Bruto Januari sampai JuniRp60.000.000
Iuran pensiun Januari sampai JuniRp1.440.000
PPh 21 dipotong Januari sampai JuniRp1.200.000
  • Saldo awal hanya dipakai pada perhitungan tahunan di masa pajak terakhir (Desember atau bulan keluar). Ia ditambahkan ke bruto setahun, iuran pensiun, dan PPh 21 yang sudah dipotong. Perhitungan bulanan dengan TER tidak membacanya, dan jumlah bulan bekerja untuk batas biaya jabatan tidak bertambah.
  • Rincian proses gaji tahunan menampilkan baris Saldo awal pajak (sudah termasuk di atas), dan slip gaji menampilkan tiga baris Termasuk saldo awal. Rekap PPh 21 tahunan sudah memasukkannya ke bruto, iuran pensiun, dan jumlah yang dipotong; di bawah nama karyawan tampil keterangan Termasuk saldo awal, dan ekspor Excel/PDF punya kolom Saldo Awal Bruto dan Saldo Awal PPh Dipotong.
  • Terkunci: setelah proses gaji penyelesaian tahunan (Desember atau bulan keluar) karyawan itu diposting, saldo awalnya tidak bisa diubah. Barisnya ditandai Terkunci dengan alasannya. Batalkan proses gaji itu bila memang perlu mengubahnya.
  • Rincian proses gaji dan keterangan di Rekap PPh 21 tahunan menyebut saldo awal itu sampai bulan apa (misalnya sampai Juni).
  • Bila saldo awal diubah setelah proses gaji tahunan dihitung (belum diposting), posting ditolak dengan pesan agar Anda menghitung ulang proses itu lebih dulu. Klik Hitung ulang, lalu Posting.
  • Tanpa izin Penggajian — kelola, halaman hanya bisa dibaca.
Penghitungan ganda dicegah otomatis
Akuntanzi mencegah penghasilan terhitung dua kali dari dua arah. Saat menyimpan, saldo awal ditolak bila karyawan itu sudah punya proses gaji (dihitung atau diposting, jenis apa pun) pada bulan yang dicakup: saldo awal hanya boleh mencakup bulan sebelum proses gaji pertama. Sebaliknya, proses gaji ditolak untuk karyawan yang saldo awalnya sudah mencakup bulan itu; pesannya menyarankan mengubah saldo awalnya atau mengecualikan karyawan dari proses tersebut, dengan tautan ke halaman Saldo awal pajak.
Karyawan yang hanya punya saldo awal
Karyawan yang punya saldo awal tetapi belum punya proses gaji yang diposting tampil di Rekap PPh 21 tahunan dengan status Hanya saldo awal. Penghasilan dari pemberi kerja sebelumnya juga bisa dimasukkan sendiri ke angka saldo awal bila Anda memilih begitu.

11. Prorata karyawan masuk dan keluar

Secara bawaan karyawan yang masuk atau keluar di tengah bulan tetap menerima gaji penuh. Menyalakan Prorata gaji karyawan masuk/keluar di Pengaturan Penggajian (tab Tarif dan pajak) mengubah itu.

  • Hanya berlaku untuk proses gaji Reguler. Komponen tetap dikali hari bekerja dalam bulan itu dibagi jumlah hari bulan itu, lalu dibulatkan menurut pengaturan. Komponen variabel tidak diprorata.
  • Upah dasar BPJS mengikuti nilai prorata, kecuali karyawan itu punya Upah dasar BPJS khusus.
  • Rincian menampilkan Prorata 17 dari 31 hari. Contoh: karyawan masuk 15 Agustus dengan Gaji Pokok Rp6.200.000 bekerja 17 dari 31 hari, sehingga gajinya Rp3.400.000 (Rp6.200.000 x 17 / 31).
  • Dimatikan lagi, perhitungan kembali ke gaji penuh pada proses yang dihitung berikutnya.

12. Rekap PPh 21 tahunan

Buka Penggajian > PPh 21 tahunan. Pilih Tahun (2000 sampai 2100; berlaku saat kursor keluar dari kolom atau menekan Enter) dan, bila perlu, Cabang. Tabel menampilkan satu baris per karyawan.

KolomIsinya
KaryawanNama, nomor karyawan, jumlah bulan, dan NPWP disamarkan (NIK tidak ditampilkan di layar).
PTKPKode status, misalnya K/1 atau TK/0.
Bruto, Biaya jabatan, Iuran pensiun, Neto, PTKP (Rp), PKPTahapan perhitungan setahun.
PPh setahunPPh 21 terutang untuk tahun itu.
DipotongPPh 21 yang sudah dipotong di proses gaji yang diposting. Pada status Final angkanya sudah memperhitungkan pengembalian, sehingga sama dengan PPh setahun.
SelisihPositif berarti kurang potong; negatif berarti lebih potong.
StatusFinal: proses gaji masa pajak terakhir sudah diposting, selisihnya nol. Berjalan: perkiraan atas proses yang sudah diposting sampai bulan terakhir.
  • Baris Total menjumlahkan bruto, PPh setahun, dipotong, dan selisih.
  • Ekspor PDF dan Ekspor Excel tersedia di atas tabel. Berkas Excel memuat juga NIK dan NPWP lengkap, jadi simpan dengan hati-hati. Setiap ekspor tercatat di Log Akses Penggajian.
  • Karyawan dengan penghasilan di bawah PTKP mendapat PPh setahun nol, sehingga seluruh PPh yang sempat dipotong dikembalikan di masa pajak terakhir.
  • Rekap ini bukan formulir resmi. Formulir e-Bupot dan 1721-A1 tidak dibuat.

13. Gaji di laporan

Proses gaji yang sudah diposting muncul di laporan lain tanpa Anda mengisi apa pun. Pembatalan proses menghapusnya dari laporan.

  • Laporan Per Kategori: Beban memuat pendapatan gaji per kategori (misalnya gaji, tunjangan, lembur, THR, bonus) dan beban BPJS perusahaan per program, menurut akhir periode.
  • Laporan Saldo Per Kategori: Utang Lain memuat utang gaji per karyawan (naik saat diposting, turun saat dibayar menurut tanggal bayar), utang BPJS, dan potongan berkategori utang. Piutang Lain memuat cicilan kasbon yang mengurangi piutang.
  • Rincian per karyawan di laporan saldo hanya terlihat oleh pemegang izin Penggajian; yang lain melihatnya digabung di baris Kontak tersembunyi.
  • Utang PPh 21 dan utang BPJS dapat dilihat di Buku Besar dan Neraca Saldo akun masing-masing.

Untuk akuntan

Untuk akuntan

Posting proses gaji menghasilkan satu jurnal bertanggal akhir periode dengan sumber Penggajian. Debit: tiap komponen pendapatan ke akun kategorinya, dan beban BPJS perusahaan per program. Kredit: utang gaji (bersih), utang PPh 21, utang BPJS per program (karyawan ditambah perusahaan), potongan lain ke akun kategorinya, dan piutang kasbon (cicilan). Total debit sama dengan total kredit. Jurnal ini tidak bisa diubah atau dihapus dari menu Jurnal; pembatalan membalik jurnal dengan tanggal asli.

  • PPh 21 negatif (kelebihan potong tahunan) menjadi debit di Utang PPh 21, dan gaji bersih (utang gaji) sudah memuat pengembaliannya.
  • Pembayaran gaji: Dr Utang gaji / Cr kas (akun metode pembayaran), satu jurnal per pembayaran, bertanggal tanggal bayar. Pembatalan membalik jurnalnya.
  • Pencairan kasbon: Dokumen Kas Keluar kategori Pinjaman Karyawan. Potongan cicilan di jurnal gaji mengkredit piutang karyawan.
  • Pengaturan, pemetaan akun, dan komponen difoto (snapshot) ke tiap proses saat dihitung; mengubahnya kemudian tidak mengubah proses yang sudah dihitung atau diposting.
  • BPJS Kesehatan, JHT, dan JP memakai upah dibatasi Batas upah; JKK dan JKM memakai upah penuh tanpa batas.
  • Setoran PPh 21 dan iuran BPJS tidak dibuat otomatis: catat lewat Pembayaran Pajak atau Kas Keluar berkategori utang yang sesuai, sehingga saldo utangnya berkurang.

Batasan penting

Hal yang perlu diketahuiKeterangan
Penghasilan sebelum memakai AkuntanziTidak ikut dihitung otomatis. PPh 21 tahunan hanya memakai proses gaji yang tercatat di sistem ini; isi bagian tahun sebelumnya lewat Saldo awal pajak.
Penghasilan dari pemberi kerja sebelumnyaTidak ikut dihitung otomatis. Bila perlu, masukkan sendiri ke angka Saldo awal pajak karyawan itu.
Setoran PPh 21 dan iuran BPJSTidak otomatis. Catat lewat Pembayaran Pajak atau Kas Keluar.
Formulir e-Bupot dan 1721-A1Tidak dibuat. Rekap PPh 21 tahunan hanya ringkasan angka.
Pesangon, pegawai harian atau tidak tetapTidak dimodelkan khusus.
Pembatalan kasbonBelum ada; yang tersedia Tutup pinjaman untuk menghentikan cicilan.
Tarif BPJS dan pajakDiisi dan diperiksa sendiri; Akuntanzi tidak memperbarui tarif otomatis.
Periksa dengan akuntan atau konsultan pajak
Panduan ini menjelaskan cara memakai Akuntanzi, bukan nasihat pajak. Pastikan tarif, status PTKP, dan perlakuan khusus karyawan Anda benar sebelum memposting.