Katalog

Orang yang mencatat transaksi tidak perlu tahu akun mana yang dipakai. Ia memilih barang atau kategori, pajak, dan metode pembayaran, lalu Akuntanzi menentukan akunnya dari katalog. Karena itu katalog sebaiknya disiapkan oleh pemilik atau staf yang memegang izin Akun & kategori akun.

Perusahaan baru sudah punya daftar akun standar yang lengkap. Untuk kebanyakan usaha, daftar itu cukup, dan Anda hanya menambah akun bila ada kebutuhan khusus, misalnya satu akun bank per rekening.

1. Buka Katalog > Akun, lalu klik Tambah (formulir Tambah Akun).
2. Pilih Jenis Akun, isi Kode dan Nama. Contoh: Jenis Akun Kas, Kode 1-1101, Nama Bank BCA.
3. Simpan. Akun baru bisa langsung dipakai, misalnya sebagai tujuan Metode Pembayaran.

Satu kontak mewakili satu pihak luar, dan satu pihak boleh punya beberapa peran sekaligus, misalnya pemilik yang juga digaji.

1. Buka Katalog > Kontak, klik Tambah.
2. Isi Nama. Kode, Email, Telepon, Alamat, NPWP, dan Deskripsi opsional.
3. Pilih Peran: Karyawan, Vendor, Pelanggan, Pemilik, atau Pemegang Saham. Peran Pasien dan Siswa dipakai modul klinik dan sekolah.
4. Simpan. Contoh: Nama CV Sumber Rejeki, Peran Vendor.

• Pembelian ke vendor mensyaratkan kontak berperan Vendor, dan penjualan ke pelanggan mensyaratkan peran Pelanggan.
• Setoran dan penarikan modal memakai kontak berperan Pemilik, sedangkan transaksi saham memakai peran Pemegang Saham.
• Kontak berperan Pasien dan Siswa disembunyikan dari staf yang tidak punya izin modul terkait.
• Kontak yang sudah punya riwayat kunjungan klinik tidak bisa dihapus.

Barang dan jasa disusun dua tingkat: Resource adalah keluarganya (misalnya Kopi), dan Item adalah satuan yang benar-benar dijual atau dibeli (misalnya Kopi Arabika 250 g). Menu dibagi per jenis Resource.

1. Buka menu jenis yang sesuai (misalnya Persediaan), klik Tambah, isi Kode dan Nama Resource.
2. Isi bagian Akun. Pada Persediaan: Akun persediaan, Akun pendapatan, dan Akun retur penjualan (opsional). Form hanya menawarkan akun dengan jenis yang sah.
3. Simpan, lalu klik Lihat item pada baris Resource dan Tambah Item (Kode, Nama, Deskripsi).
4. Opsional: pada item, isi Pajak bawaan (kode PPN dan kode PPh) dan Harga Bertingkat.

• Harga Bertingkat menyimpan harga per jenis transaksi (Pembelian, Penjualan, dan retur), kuantitas minimum, dan diskon. Harga ini hanya saran isian: transaksi tidak otomatis memakainya.
• Pajak bawaan item juga hanya saran isian di formulir; masih bisa diubah di baris transaksi.
• Impor massal dari berkas Excel (.xlsx) tersedia untuk paket Eksekutif: kode, nama, deskripsi, harga beli, dan harga jual (serta tiga kolom satuan yang opsional, lihat Stok bagian 8), maksimal 500 baris, dan seluruh berkas ditolak bila satu baris salah.
• Satuan ukur (misalnya kg, gram, dus) beserta konversinya sudah tersedia; caranya dijelaskan di halaman Stok, bagian 8. Barcode belum tersedia.

• Stok: Satuan dan konversi

Varian menandai perbedaan pada item yang sama, misalnya Ukuran (S, M, L) atau Warna (Merah, Biru). Ada dua tingkat: sumbu varian (misalnya Ukuran) dan nilai varian di bawahnya (misalnya L). Sumbu dan nilai dibuat per Resource, lalu nilainya dipasang ke item.

1. Di daftar Resource, klik Kelola varian pada baris Resource. Halaman Sumbu Varian terbuka.
2. Klik tambah, isi Nama (misalnya Ukuran) dan Deskripsi bila perlu, lalu simpan.
3. Klik Lihat varian pada baris sumbu. Di halaman Nilai Varian, tambahkan nilai satu per satu (misalnya S, M, L).
4. Buka item lewat Lihat item dan Ubah. Di bagian Varian, pilih Nilai Varian lalu klik Pasang.

• Bagian Varian dan Komponen Paket baru muncul setelah item disimpan, yaitu saat Anda mengubah item yang sudah ada.
• Varian hanya penanda pada item. Stok dan harga tetap per item. Bila ukuran atau warna yang berbeda perlu stok dan harga sendiri, buat item terpisah untuk masing-masing lalu pasang variannya.
• Menghapus sumbu varian membuat nilai di bawahnya tidak bisa diakses lagi. Menghapus nilai varian membuat item yang sudah memakainya kehilangan varian itu.

Pada item yang sama ada bagian Komponen Paket, untuk barang yang tersusun dari barang lain, misalnya paket hadiah berisi beberapa item. Pilih Item Komponen dan isi Kuantitas (jumlah komponen untuk satu unit item ini), lalu klik Tambah Komponen. Komponen boleh berasal dari Resource lain.

Transaksi yang bukan jual-beli barang, seperti membayar listrik, menerima bunga bank, atau meminjam uang, memakai kategori, bukan akun. Satu kategori menunjuk satu akun tujuan, dan beberapa kategori boleh menunjuk akun yang sama.

1. Buka menu kategori yang diinginkan, misalnya Beban, lalu klik Tambah.
2. Isi Nama dan pilih Akun tujuan. Kode kosongkan saja; terisi otomatis. Contoh: Nama Biaya Parkir, Akun Beban transportasi.
3. Opsional: isi Pajak bawaan (PPN) dan Pajak dipotong bawaan (PPh) agar terisi di baris transaksi saat kategori ini dipilih.
4. Simpan. Perusahaan baru sudah terisi kategori standar; perusahaan lama bisa menekan Isi kategori standar sekali per menu.

• Kategori punya Status Aktif atau Nonaktif. Kategori nonaktif tidak bisa dipilih untuk transaksi baru, tetapi tetap terbaca di dokumen lama.
• Kategori yang sudah dipakai tidak bisa dihapus; nonaktifkan saja.
• Kategori lama yang akun tujuannya tidak sesuai tampil dengan peringatan Akun tujuan perlu diperbaiki, dan tidak bisa dipakai di dokumen baru sampai akunnya dibetulkan.
• Penggajian memakai kategori Beban dan Utang miliknya sendiri, yang dibuat lewat Isi standar penggajian dan dipetakan di Pengaturan Penggajian. Kategori itu tidak dipakai di baris dokumen biasa. Lihat panduan Penggajian.

Metode pembayaran adalah nama yang dipilih saat transaksi, misalnya Kas Toko atau BCA 1234. Di belakangnya, satu metode menunjuk satu akun, jadi pengguna tidak pernah memilih akun lawan sendiri.

1. Buka Katalog > Metode Pembayaran, klik Tambah.
2. Isi Nama, pilih Tipe, dan pilih Akun. Kode, Nomor Rekening, Nama Pemilik Rekening, dan Deskripsi opsional.
3. Pastikan Status Aktif, lalu simpan. Contoh: Nama Kas Toko, Tipe Kas, Akun Kas.

Katalog siap. Lanjutkan ke bagian Transaksi harian untuk mencatat penjualan, pembelian, dan kas, lalu ke bagian Pajak untuk memakai kode pajak di baris transaksi.