Utang-piutang dan jatuh tempo

Sebuah dokumen disebut kredit bila dibayar lewat Metode pembayaran bertipe Piutang atau Utang, bukan Kas. Empat jenis transaksi bisa menjadi kredit:

1. Buka formulir Penjualan atau Pembelian seperti biasa (lihat bagian Transaksi harian).
2. Pilih Kontak. Pada kredit, sebaiknya selalu isi kontaknya supaya Anda tahu siapa yang berutang.
3. Pilih Metode pembayaran bertipe Piutang (penjualan) atau Utang (pembelian).
4. Muncul isian Jatuh tempo (opsional). Isi tanggalnya bila ada kesepakatan, misalnya 30 hari setelah tanggal dokumen. Simpan.

Contoh: jual kredit Rp1.000.000 ditambah PPN 11% (total Rp1.110.000), jatuh tempo 30 hari.

• Jatuh tempo tidak diisi otomatis dan tidak wajib.
• Jatuh tempo tidak boleh sebelum tanggal dokumen. Bila diisi lebih awal, formulir menolak dengan pesan Jatuh tempo tidak boleh sebelum tanggal dokumen.
• Dokumen tunai tidak punya Jatuh tempo. Isian itu hanya muncul untuk empat jenis transaksi di atas dengan metode Piutang atau Utang.
• Saat dokumen diubah, jatuh tempo dibawa dari versi lama dan diperiksa lagi terhadap tanggal baru. Menggeser tanggal melewati jatuh tempo akan ditolak.

Pelunasan dicatat dengan Kas Masuk (melunasi Penjualan atau Piutang) atau Kas Keluar (melunasi Pembelian atau Utang), dengan menunjuk dokumen yang dilunasi.

1. Buka Transaksi > Dokumen, klik Tambah, lalu pilih Jenis Transaksi Kas Masuk (pelanggan membayar) atau Kas Keluar (Anda membayar vendor).
2. Pada isian Dokumen yang Dilunasi, pilih dokumen yang dibayar. Isian ini opsional di formulir, tetapi inilah yang menghubungkan pembayaran dengan utang atau piutangnya.
3. Isi Jumlah yang dibayar, pilih Metode pembayaran bertipe Kas, lalu Simpan. Baris pelunasan otomatis mengikuti akun dokumen yang dilunasi.

Contoh: pelanggan membayar Rp500.000 dari piutang Rp1.110.000. Sisa menjadi Rp610.000.

• Satu pelunasan hanya melunasi satu dokumen, dan hanya boleh punya satu baris.
• Jumlah pelunasan tidak boleh melebihi sisa. Bila lebih, transaksi ditolak dengan pesan melebihi sisa.
• Sisa dihitung dari nilai bersih dokumen: barang ditambah PPN, dikurangi PPh yang dipotong pihak lawan. Pelunasan yang pas berarti sebesar nilai bersih itu.
• Pelunasan tidak boleh memotong pajak lagi. Pemotongan PPh dicatat di dokumen aslinya (fakturnya).
• Pembayaran yang menggabungkan beberapa dokumen sekaligus belum tersedia untuk dokumen biasa. Buat satu pelunasan per dokumen.

Daftar Dokumen dan tab Transaksi penjualan menampilkan dua kolom tambahan untuk dokumen kredit:

1. Di atas daftar, isi Jatuh tempo sampai untuk melihat dokumen yang jatuh tempo pada atau sebelum tanggal itu.
2. Nyalakan Lewat jatuh tempo untuk hanya melihat dokumen yang belum lunas dan sudah melewati tanggalnya (menurut tanggal hari ini di zona waktu cabang).
3. Klik Terapkan. Klik Reset untuk menghapus filter.

Paket Eksekutif juga punya halaman Analisa Keuangan yang menampilkan umur piutang dan utang (0 sampai 30, 31 sampai 60, 61 sampai 90, dan di atas 90 hari), nilai serta jumlah dokumen yang lewat jatuh tempo, dan sepuluh kontak terbesar.

Pinjaman karyawan, uang muka, utang bank, dan titipan tidak lewat dokumen kredit. Catat dengan Kas Keluar atau Kas Masuk berkategori (Piutang Lain atau Utang Lain), lihat bagian Transaksi harian. Saldonya dilihat di laporan Saldo Per Kategori, yang dibahas di bagian Laporan.

• Pengingat otomatis ada di Beranda, bagian Perlu perhatian: piutang yang sudah lewat jatuh tempo, utang yang sudah lewat jatuh tempo, dan utang yang jatuh tempo dalam 7 hari ke depan (tampil bagi pengguna dengan izin Laporan (lihat) atau Dokumen transaksi). Pemberitahuan lewat email belum ada. Untuk daftar lengkapnya, pakai filter Lewat jatuh tempo.
• Denda keterlambatan untuk dokumen biasa belum ada. Denda hanya tersedia pada tagihan sekolah.
• Pelunasan lewat jurnal manual tidak mengurangi sisa dokumen, karena sisa dihitung dari dokumen yang menunjuk dokumen sumbernya. Gunakan Kas Masuk atau Kas Keluar yang menunjuk dokumennya.

Untuk PPN pada penjualan dan pembelian kredit, serta PPh 23 yang dipotong, lanjut ke bagian Pajak.